Что происходит, когда группа людей выходит из себя, фактически ничего не делая, и все же суетится из-за микроскопических вещей, которые не придают никакого значения успешному мероприятию, но мешают его успеху? Что же делать, чтобы мероприятие прошло успешно?

Некоторое время назад мы помогли замечательной компании-клиенту обратиться к средствам массовой информации в связи с мероприятием, в котором участвовал человек, украсивший его.

Личность соответствовала его публичной персоне, во всех смыслах настоящий джентльмен и чрезвычайно полезен во всех отношениях, чтобы давать интервью средствам массовой информации, которые мы устраивали успешно. С ним было приятно работать, и мы ему аплодируем.

И наоборот, внешняя команда, управляющая его временем, была полным разочарованием. Все, что мы безупречно спланировали, часто ломалось, и нам приходилось перестраивать вещи, чтобы соответствовать этим бессмысленным изменениям, которые ничего не дали мероприятию. Эта промоутерская команда расстраивала всех также неприличными для коммерции манерами (мягко говоря).

Даже во время запуска СМИ они грубо выходили, чтобы отмахнуться от СМИ и нашего клиента, выдавая полное отсутствие воспитания. Это было особенно неловко для них самих, поскольку внимание СМИ сосредоточилось на их плохих манерах.

Тем не менее, наш клиент и мы, как профессионалы, обошли все ненужные препятствия и просто сердечно подтолкнули к успешному завершению медиа-мероприятия. Это был большой успех, учитывая всю тяжелую работу, которую вложили наш клиент и наша фирма.

На самом деле проект был очень простым. Дата прибытия личности установлена. Дата его отъезда была назначена. У него была небольшая повестка дня по продвижению своего бренда и обязательство, которое он должен выполнить. Даты должны были быть заполнены хорошими интервью СМИ. Любой хороший менеджер по мероприятиям и проектам легко исправил бы доступные слоты и позволил бы завершить работу. Планирование мероприятий и реклама - это то, что лучше всего доверить настоящим экспертам и людям с хорошими положительными качествами.

Какие самые важные моменты следует учитывать при планировании мероприятия?

1. Сохранить вид макроса.
События и проекты не обязательно являются линейными и могут иметь события ветвления на временной шкале или иметь взаимосвязанные отношения. Плохой планировщик мероприятий часто приближается к микроскопическим деталям и забывает большую часть события, что приводит к полному краху события, или просто хромает, принимая временные решения, которые тратят время и ресурсы и расстраивают всех. Хороший руководитель проекта должен уметь возвышать свое видение над проектом в целом, рассматривать общие детали, сроки, ресурсы, а затем распределять людей для выполнения задач независимо. Роль лидера на этом этапе состоит в том, чтобы мотивировать и вдохновлять команду и заинтересованные стороны в достижении проекта, а также поощрять и протягивать руку помощи, чтобы просто облегчить рабочий процесс до успешного завершения проекта или мероприятия.

2. Инвестируйте в систему управления проектами.
Слишком часто некоторые из этих тусклых «организаторов мероприятий» терпят поражение, потому что они пытаются делать что-то и вносить изменения в мероприятие или проект по ходу дела, не обращая внимания на сроки, ресурсы и людей. Они потерпят неудачу. Для грамотно спланированного мероприятия необходима автоматизация. Инвестируйте в хорошую и простую систему управления проектами, которая может помочь вашей команде определить сроки, какие доступные материальные ресурсы доступны, какой человеческий капитал можно использовать для каких частей рабочего процесса, какие даты и время являются вехами, какие цели и задачи должны быть выполнены. Хорошая система управления проектами не должна создаваться для ученых-ракетчиков с докторской степенью, но должна быть легко изучена и использоваться нашими людьми ежедневно. Я бы порекомендовал что-то вроде Basecamp, которые я использую лично, или подобные Проекты Zoho or Планио. Ввиду популярности планшетов и смартфонов инвестируйте в правильные приложения для синхронизации с хорошей системой управления проектами, и вы сможете поддерживать все в надлежащем состоянии, где бы и когда бы вы ни находились. Не нужно там сходить с ума.

3. Выбирайте грамотных и уважительных людей.
Иногда события могут оказывать давление, и есть много вещей, которые нужно организовать без эмоций и глупостей, мешающих рабочему процессу. Компетентность является ключевым моментом, и все же для мероприятий вам нужны люди, которые уважают других как людей и обладают социальными и коммуникативными навыками. Компетентность сложно найти, поэтому смотрите внимательно, смотрите медленно и принимайте взвешенные решения при выборе людей, планирующих мероприятия. Они могут сделать или разрушить ваше мероприятие. Если вы не можете найти все компетенции, выбирайте людей с хорошими социальными манерами и позитивным характером, и их навыки работы с людьми помогут сгладить небольшие изломы на сроках проекта. Людей с противными личностями, которые рассердили бы клиентов, партнеров, СМИ или других заинтересованных лиц, немедленно удалите их. Они отравят моральный дух всей команды или организации, не принесут никакой ценности вашей организации и могут нанести ущерб вашей корпоративной репутации, потому что люди представляют компанию, в которой они работают. Выбирайте веселых, трудолюбивых и позитивных людей, и половина дела выиграна.

События и проекты могут быть скучными или веселыми. Все зависит от вашего мышления. Сохраняйте позитивный взгляд на все, и у вас будут успешные мероприятия и проекты, и, более того, вы найдете больше друзей и союзников. То, как вы воспринимаете мир, часто является отражением вас самих. Почему бы не подарить кому-нибудь улыбку, если это возможно, ведь для других это может значить гораздо больше?