Que se passe-t-il quand un groupe de personnes se déchaîne en ne faisant vraiment rien, et pourtant s'inquiète de choses microscopiques qui ne prêtent aucune valeur à un événement réussi, mais qui entravent son succès? Que faire à la place pour assurer un événement réussi?

Il y a quelque temps, nous avons aidé une merveilleuse entreprise cliente à contacter les médias pour un événement qui impliquait une personnalité pour orner l'événement.

La personnalité a été à la hauteur de sa personnalité publique, à la fois un vrai gentleman et extrêmement utile à tous égards pour que les interviews avec les médias que nous ayons organisées soient un succès. C'était un plaisir de travailler avec lui et nous l'applaudissons.

À l'inverse, l'équipe externe gérant son temps était une frustration totale avec laquelle travailler. Tout ce que nous avions parfaitement planifié était souvent court-circuité et nous devions réorganiser les choses juste pour s'adapter à ces changements insignifiants qui ne prêtaient rien à l'événement. Cette équipe de promotion a frustré tout le monde également avec des manières inconvenantes dans une arène commerciale (pour le dire gentiment).

Même pendant le lancement médiatique, ils s'avanceraient brutalement pour écarter les médias et notre client, trahissant un manque total d'éducation. C'était particulièrement embarrassant pour eux-mêmes, car l'attention des médias se concentrait sur leurs mauvaises manières.

Néanmoins, notre client et nous, en tant que professionnels, avons contourné tous les obstacles inutiles et ont simplement insisté cordialement pour mener à bien l'événement médiatique. Ce fut un grand succès compte tenu de tout le travail acharné de notre client et de notre cabinet.

Le projet était en fait très simple. La date d'arrivée de la personnalité a été fixée. Sa date de départ était fixée. Il avait un petit programme pour promouvoir sa marque et une obligation à remplir. Les dates devaient être remplies de bons entretiens avec les médias. Tout bon gestionnaire d'événement et de projet aurait facilement fixé les emplacements disponibles et permis aux choses de se conclure. La planification d'événements et la publicité promotionnelle sont des choses qu'il vaut mieux laisser aux vrais experts et aux personnes ayant de bons attributs positifs.

Quelles sont les choses les plus importantes à noter lors de la planification d'événements?

1. Gardez une vue macro.
Les événements et les projets ne sont pas nécessairement linéaires et peuvent avoir des événements de branche le long de la chronologie ou avoir des relations interconnectées. Un mauvais planificateur d'événements zoome souvent sur des détails microscopiques et oublie la plus grande partie de l'événement, prêtant à un effondrement total à un événement, ou boit simplement avec des décisions de fortune qui gaspillent du temps et des ressources, et frustrent tout le monde. Un bon chef de projet doit être en mesure d'élever sa vision bien au-dessus de l'ensemble du projet, d'examiner les détails généraux, les délais, les ressources, puis d'affecter des personnes pour effectuer les tâches de manière indépendante. Le rôle d'un leader à ce stade est de motiver et d'inspirer l'équipe et les parties prenantes qui réalisent le projet, et d'encourager et de donner un coup de main simplement pour faciliter le flux de travail jusqu'à la réussite d'un projet ou d'un événement.

2. Investissez dans un système de gestion de projet.
Trop souvent, certains de ces «planificateurs d'événements» terne échouent de façon spectaculaire parce qu'ils tentent de faire des choses et d'apporter des modifications à un événement ou à un projet en cours de route sans tenir compte du calendrier, des ressources et des personnes. Ils échoueront. Pour un événement intelligemment planifié, il y a un besoin d'automatisation. Investissez dans un système de gestion de projet simple et efficace qui peut aider votre équipe à définir le calendrier, les ressources matérielles disponibles disponibles, le capital humain qui peut être utilisé pour quelles parties du flux de travail, les dates et heures qui constituent les jalons, les cibles et les objectifs doivent être remplies. Un bon système de gestion de projet ne devrait pas être conçu pour les spécialistes des fusées titulaires d'un doctorat, mais être facile à apprendre et à utiliser quotidiennement par nos gens. Je recommanderais quelque chose qui ressemble à Basecamp, que j'utilise personnellement, ou des semblables Zoho Projets or Planio. Avec la popularité des tablettes et des smartphones, investissez dans les bonnes applications pour vous synchroniser avec un bon système de gestion de projet, et vous pouvez tout garder en forme où que vous soyez et à tout moment. Pas besoin de devenir fou là-bas.

3. Choisissez des personnes compétentes et respectueuses.
Les événements peuvent parfois être pressurisants, et de nombreuses choses doivent être organisées sans que les émotions et la stupidité n'endommagent le flux de travail. La compétence est essentielle, et pourtant, pour les événements, vous avez besoin de personnes qui respectent les autres en tant que personnes et qui ont des compétences sociales et de communication. La compétence est difficile à trouver, alors regardez attentivement, regardez lentement et décidez judicieusement lors du choix des personnes chargées de la planification d'événements. Ils peuvent faire ou défaire votre événement. Si vous ne trouvez pas toutes les compétences, choisissez des personnes qui ont de bonnes manières sociales et des personnalités positives, et leurs compétences en relations humaines seront en mesure de lisser les petits problèmes le long de la chronologie du projet. Pour les personnes avec des personnalités désagréables qui déchireraient les plumes des clients, des partenaires, des médias ou d'autres parties prenantes, supprimez-les rapidement. Ils empoisonneraient le moral de toute l'équipe ou de l'organisation, ne prêteraient aucune valeur à votre organisation et pourraient nuire à la réputation de votre entreprise parce que les gens représentent l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Choisissez des personnes gaies, travailleuses et positives, et la moitié de la bataille est gagnée.

Les événements et les projets peuvent être mornes ou amusants. Tout dépend de votre état d'esprit. Gardez une vision positive de tout, et vous pouvez avoir des événements et des projets réussis, et de plus, vous faire plus d'amis et d'alliés. La façon dont vous percevez le monde est souvent le reflet de vous-même. Pourquoi ne pas offrir un sourire à quelqu'un d'autre quand vous le pouvez, car cela peut signifier beaucoup plus pour les autres?