Habiendo facilitado muchas reuniones y talleres a lo largo de los años, he tenido la suerte de obtener el agradecimiento de los participantes.

Una de las preguntas que los participantes me hacían con frecuencia era: "¿Cómo se convirtió en un facilitador de reuniones tan bueno?" Después de todo, facilitar reuniones es una habilidad importante que se exige a los gerentes, empresarios, capacitadores y líderes comunitarios. Es fácil hablar en voz alta, pero es más difícil permitir que otros hablen libremente, intercambien ideas y ayuden a cerrar brechas y discrepancias, y lleguen a una decisión mutuamente aceptable en el grupo.

Acciones: Facilitación exitosa de reuniones y talleres

Entonces, ¿cómo facilitamos reuniones efectivas? Lo llamamos ESCUCHAR (Lose yourself, Introduction, Start casual, Tabulate, Encapsulate y Notify after).

1) Perderse. Facilitar una reunión es MUY diferente a hablar en el escenario. Cuando habla en el escenario, está atrayendo la atención del público hacia usted. Eres el centro de atención. Sin embargo, cuando usted facilita una reunión o un taller, la atención está en los participantes y usted es simplemente un puente para los participantes. Este es el consejo más poderoso que podemos brindar como facilitadores. Deje ir su propio ego y escuche atentamente las preguntas de sus participantes, y diríjalas inmediatamente a los participantes adecuados que puedan responderlas. Cuando sus participantes guarden silencio, puede encontrar formas de abrir las preguntas reformulándolas en formas más digeribles y fáciles de responder.

2) Introducción. Antes de que comience una reunión, haga que sus participantes se presenten. En lugar de simplemente pedirles que presenten sus nombres y cargos, pídales que presenten a sus vecinos. Esto creará un "rompehielos" instantáneo y romperá las barreras entre sus participantes. Muchos rompehielos se enfocan en presentar los aspectos comerciales o laborales de los participantes. Sugerimos que sus participantes presenten aspectos menos conocidos de sí mismos o de sus vecinos, como pasatiempos o intereses inusuales. Esto puede servir como un "truco para despertar".

3) Empiece casual. Las reuniones son un asunto serio. Sin embargo, comenzar con una nota demasiado seria puede reducir el interés y la moral rápidamente y agota el interés colectivo de los participantes. Por lo tanto, después de que todos se familiaricen (o se vuelvan a familiarizar), comience la sesión con algún tema o pregunta remotamente relacionado que pueda hacer pensar pero que sea alegre. Por ejemplo, si está hablando de "cómo aumentar la productividad con recursos limitados" como tema central, puede comenzar la sesión con la pregunta "¿Qué es lo más divertido que encontró al administrar personas" y dar a los participantes 3 minutos para idea genial. Haga que los participantes presenten su “cosa más divertida”.

4) Tabular. Las reuniones deben ser atractivas, no solo por voz, sino también por imágenes. La gente olvida lo que ha dicho después de un tiempo. Si facilita las reuniones, tenga a mano un rotafolio y escriba viñetas de lo que TODOS los participantes dijeron a medida que avanza en la sesión. Esto ayudará a sus participantes a recordar lo que dijeron, así como también les ayudará a enfocarse en temas clave que usted ayuda a vincular entre los participantes.

5) Encapsular. Después de cada pregunta clave, resuma (resuma) todos los puntos clave planteados por los participantes. Esto les ayudará a recordar mejor lo que todos plantearon, en términos de preocupaciones clave, y sugerencias de formas de resolver problemas. Encapsule antes de pasar a la siguiente pregunta clave para una discusión abierta. NO permita que una pregunta tras otra siga y siga, ya que los participantes se agotarán rápidamente. Cuando encapsula cada pregunta clave y los puntos relacionados de los participantes, también les permite tomar un respiro y relajarse un poco.

6) Notifique. Una vez finalizada la reunión o el taller, intente terminar el acta o el resumen y reenviarlo por correo electrónico a todos los participantes lo antes posible. No necesita ser prolijo en sus minutos. Se apreciarán viñetas simples y elementos de acción de los participantes en un formato de columna (use una hoja de cálculo o un software de procesamiento de texto).

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El ego es un arma de doble filo. Si necesita impacto y confianza en una plataforma como un discurso en el escenario, es posible que su ego deba pasar al frente para parecer convincente y convincente para su audiencia. Sin embargo, su ego debe ser un segundo violín ante su audiencia si está facilitando una reunión, ya que son sus voces las que necesitan ser escuchadas, no las suyas.

Estos son algunos escritos que hicimos en 2003 (publicados como “DotZen”, un libro de bolsillo que fue ampliamente publicitado), y extrajimos algunos que aún son relevantes hoy en las áreas de marca, marketing, ventas, publicidad y mejoramiento empresarial. Si encontramos algún tiempo fuera del de ayudar a nuestros clientes a crecer y descansar, intentaremos escribir un poco más.

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Dr Seamus Phan es el director de tecnología y jefe de contenido de McGallen & Bolden. Es experto en tecnología, estrategia, branding, marketing, capacitación en liderazgo y manejo de crisis. Este artículo puede aparecer simultáneamente en su blog. Conectarse LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et al. Todos los derechos reservados.