Erinnern Sie sich an König Leonidas und seine 300 tapferen Spartaner? Auch wir hoffen, die Produktivität der Mitarbeiter inmitten der sich verschlechternden Wirtschaft und des eskalierenden Wettbewerbs zu steigern. Wir präsentieren einige Ideen für ein produktiveres Team am Arbeitsplatz.

Nachdem ich in großen und kleinen Geschäftsumgebungen gearbeitet hatte, ließ ich mich schließlich seit den 1990er Jahren in einem winzigen Wissensgeschäft nieder und schaute nie zurück.

Ja, ich habe gelegentlich Gedanken darüber, für ein großes Unternehmen zu arbeiten, aber ehrlich gesagt erwies sich die Freiheit, in einem kleinen, flinken Unternehmen, das mit verschiedenen und wunderbaren Kunden zusammenarbeitet, zu schaffen, zu innovieren, zu erfinden und auszuführen, als viel zu engagiert mich leicht aufzugeben.

Als ich vor langer Zeit für große Unternehmen arbeitete, wurde die Produktivität bereits von unseren Mitarbeitern gemessen. Und Jahrzehnte später spielt die Produktivität immer noch eine entscheidende Rolle bei der Messung der Leistung der Mitarbeiter. Anmeldeinformationen mögen für einige Organisationen wichtig sein, aber ein fleißiger, produktiver und positiver Mitarbeiter wird immer von Chefs mehr geschätzt als von einem, der lediglich eine Reihe von Papieren an der Wand hat.

Welche Vorschläge könnte ich nach jahrzehntelanger Arbeit auf beiden Seiten des Zauns machen?

1) Strukturierte Treffen. Meetings können manchmal eine schreckliche Zeitverschwendung sein, wenn sie schlecht verwaltet werden. In vielen Meetings, an denen ich teilgenommen habe, waren die schlimmsten Meetings diejenigen ohne eine klar definierte Tagesordnung und eine zeitliche Begrenzung. Ein gutes Meeting ist, wenn jeder Stakeholder pünktlich anwesend ist, mit einer vordefinierten Tagesordnung und einem pflichtbewusst eingehaltenen Zeitlimit. Es sollte einen guten Meeting-Moderator geben, der sicherstellt, dass jeder Punkt auf der Tagesordnung schnell und effizient besprochen und ordnungsgemäß abgeschlossen wird. Es wäre ideal, wenn alle Beteiligten pünktlich erscheinen und bis zum Ende ihrer Beteiligung an der Besprechung teilnehmen, ohne vorzeitig zu gehen. Meine typische Frage an diejenigen, die zu spät kommen würden, lautet: „Würden Sie zu spät am Flughafen sein, wenn Sie einen Flug in den Urlaub nehmen?“

2) Laserfokus auf Aufgaben. Wir haben nie keine Aufgaben mehr, die Teil unserer Arbeit sind. An dem Tag, an dem uns die Aufgaben ausgehen, sind wir arbeitslos. Deshalb haben wir immer mehr Aufgaben, als wir bewältigen können. Dies wird erwartet. Das Problem tritt auf, wenn wir versuchen, unsere Aufgaben zu jonglieren und die Aufgaben aus den Augen zu verlieren, oder wenn wir alles in Trümmern auf den Boden fallen lassen. Wir müssen den Fokus auf die jeweilige Aufgabe richten und ein Zeitlimit für die Fertigstellung festlegen. Führungskräfte müssen endgültige Fristen für Aufgaben definieren. Für motiviertere Mitarbeiter können Führungskräfte die Grenzen überschreiten, und diese Mitarbeiter stellen sich der Herausforderung und übertreffen sogar die Erwartungen ihrer Vorgesetzten. Für andere sollte eine angemessene Frist festgelegt werden, und die Führungskräfte verfolgen ihren Fortschritt und die Erledigung von Aufgaben. Für komplexe Aufgaben und Projekte sollte ein Planungs- und Projektmanagementsystem vorhanden sein.

3) Intelligente Nutzung von E-Mails. E-Mail ist ein wichtiges Geschäftstool, aber erinnern wir die Mitarbeiter daran, dass E-Mail weder ein Datei-Uploader noch ein Chat-Tool ist. E-Mails sollten intelligent verwendet werden, mit richtigen Betreffzeilen, prägnant geschriebenen Auszügen und gut durchdachten Antworten und Inhalten, damit die Empfänger nicht durch E-Mails ohne intelligente Betreffzeilen, unordentliche E-Mail-Inhalte oder riesige Anhänge verwirrt werden. Große Anhänge über ein oder zwei Megabyte sollten als Links in der E-Mail dargestellt werden, damit der Empfänger, insbesondere auf IMAP-Systemen, nicht frustriert wird, wenn er versucht, riesige E-Mail-Anhänge herunterzuladen. Weisen Sie die Mitarbeiter darauf hin, niemals Mails mit großen Anhängen zu versenden, und insbesondere niemals an große Verteiler mit großen Anhängen.

4) Vernünftiger Umgang mit Social Media. Einige Unternehmen, die über die „aufkeimende“ Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz frustriert waren, haben ihre Nutzung eingeschränkt. Soziale Medien wie Facebook verfügen über integrierte Chat-Funktionen, während dedizierte Messaging-Apps wie Skype ebenfalls potenzielle Zeitfresser am Arbeitsplatz sein können, wenn sie nicht verwaltet werden. Obwohl soziale Medien oder dedizierte Chat-Clients in einigen Fällen nützlich sein können, ist die Versuchung, die Grenzen zu überschreiten und zu viel Zeit mit Chatten zu verbringen, sehr groß. Außerdem sind viele Unternehmen aufgrund von Sicherheitsbedrohungen und der Möglichkeit von Informations- oder Ressourcenlecks ohne Rechenschaftspflicht auch misstrauisch gegenüber neuen Medienanwendungen. Wenn die Mitarbeiter also keine engagierten Social-Media-Community-Manager sind, haben Chefs gute Gründe, die Nutzung von Social Media einzuschränken.

5) Stakeholder telefonisch einbeziehen. Das Bürotelefon ist trotz des Aufkommens von Social Media nicht tot. Face-to-Face-Meetings sind großartig, aber nicht immer möglich oder produktiv, insbesondere wenn nicht wenige Personen beteiligt sind. Das Telefon bietet zwei oder mehr Personen eine schnelle und produktive Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren. Natürlich geht es nicht darum, stundenlang zu chatten, aber die Verwendung des Bürotelefons kann dazu beitragen, die Interessengruppen zusammenzubringen und Herausforderungen oder Fragen schnell zu lösen. Eine Folge-E-Mail oder Aktualisierungen auf einer Projektmanagement- oder Kollaborationsplattform oder einem System wären wichtig, damit der Inhalt des Telefonanrufs nicht vergessen wird und Abhilfemaßnahmen und Folgemaßnahmen nachverfolgt werden können. Produktive und disziplinierte Mitarbeiter werden nicht für Chats, Nachrichten oder Spiele auf ihre eigenen Smartphones geklebt.

Produktive Mitarbeiter machen profitable Geschäfte. Hier sind zwei zusätzliche Vorschläge, die mir persönlich sehr am Herzen liegen.

6) Ausreichende Ruhe. Kein Mensch kann ohne Ruhe oder Schlaf auskommen. Es gibt einige, die behaupten, dass sie wenig Schlaf brauchen, viel zu viel Zeit online verbringen oder Spiele spielen. Die Realität ist, dass unser Körper nach der täglichen Abnutzung und den Strapazen eines guten und harten Arbeitstages Schlaf braucht, um sich selbst zu reparieren. Ein Schlafdefizit kann zu einem Rückgang der Produktivität führen und eine Person fehleranfälliger machen. Man kann niemanden zwingen, sich zu Hause ausreichend auszuruhen – es ist wirklich persönliche Disziplin.

7) Gesundheit und Ernährung. Abgesehen von Erholung bleiben Mitarbeiter leistungsfähig, wenn sie gesund sind. Die meisten von uns arbeiten viele Stunden und finden nicht genügend Möglichkeiten, um zu Hause zu kochen oder regelmäßig Sport zu treiben. Inspirieren Sie Mitarbeiter, auf ihre Ernährung, Vitamine und Fitness zu achten, und motivieren Sie sie vielleicht, einen gesunden Lebensstil beizubehalten.

So wie wir von der Geschichte von König Leonidas mit seinen engagierten 300 Spartanern inspiriert sind, die in der Schlacht von Thermopylae gegen die kolossalen Perser kämpften, möchten auch wir als Führungskräfte unser Team von „Spartanern“ auf dem Höhepunkt der Produktivität halten. Kampffähig gegen den Ansturm des Marktes.