Bây giờ và sau đó, với tư cách là người phát ngôn chính thức, bạn có thể cần phải trả lời một câu hỏi hóc búa mà nhà báo đặt ra. Bạn thậm chí có thể xúc phạm đến cách thức của câu hỏi hoặc nội dung của nó. Nhưng việc người phát ngôn chỉ trích nhà báo, hoặc bác bỏ các câu hỏi như thể bạn ở trên họ là bất lịch sự và không đúng đắn.

"Không có câu hỏi nào là không xứng đáng. Chỉ có những câu trả lời không xứng đáng."

Có 6 mẹo để xử lý các câu hỏi khó của các nhà báo.

1. Khoảng cách

Đầu tiên, hãy thiết lập môi trường thuận lợi cho cả người phát ngôn và nhà báo. Hội nghị truyền thông thông thường có xu hướng có một chiếc bàn dài rộng với một bảng các phát ngôn viên phía sau, khiến họ cách xa các nhà báo. Điều này tạo ra một hố sâu ngăn cách giữa những người phát ngôn và các nhà báo, đồng thời thể hiện một nhận thức đối nghịch "tôi và bạn". Thay vào đó, nếu có thể, hãy bố trí những người phát ngôn trên những chiếc ghế thẳng đứng thoải mái với một chiếc bàn bên cạnh, để những người phát ngôn được các nhà báo nhìn thấy đầy đủ và thể hiện một nhận thức dễ tiếp cận hơn. Có thể sử dụng micrô cầm tay hoặc micrô kẹp.

2. Sự kiện

Bám sát vào các dữ kiện và số liệu. Trình bày chúng khi chúng có sẵn cho bạn. Nếu không có sẵn, hãy cho phép các thành viên trong nhóm nói thay mặt bạn hoặc cung cấp cho bạn thông tin chi tiết bạn cần để trả lời những câu hỏi như vậy. NẾU bây giờ không có các dữ kiện và số liệu này, hãy ghi lại các chi tiết của nhà báo và nhờ ai đó trong nhóm của bạn giải quyết các chi tiết đó qua email sau này và cho nhà báo biết bạn đang làm như vậy.

3. Văn bản phụ

Xem văn bản ẩn hoặc ngôn ngữ cơ thể của bạn. Khi bạn xúc động, bạn cho đi con người thật của mình, và đôi khi, cái tôi đó có thể không được mọi người chấp nhận và tô vẽ bạn bằng ánh sáng xấu. Đừng bao giờ chỉ tay vào người. Nó chỉ đơn giản là thô lỗ. Đừng bao giờ cao giọng hoặc quát tháo mọi người. Sẽ không tốt nếu bạn tình cờ chiếm giữ một vị trí lãnh đạo. Đừng khoanh tay và ngả lưng vào ghế. Nó ngụ ý sự thờ ơ hoặc sa thải.

KHAI THÁC. Khẳng định

Ngược lại, văn bản và ngôn ngữ phải mang tính khẳng định càng nhiều càng tốt để xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông. Rướn người về phía trước. Nhìn một cách nghiêm túc và trực tiếp. Duy trì giao tiếp bằng mắt. Giảm cao độ và âm sắc của bạn. Làm chậm bài phát biểu của bạn. Điều hòa nhịp thở của bạn và nó sẽ làm chậm nhịp tim của bạn. Ngồi ngay ngắn. Nụ cười. Sử dụng ngôn ngữ tích cực để trước tiên đồng ý với bất cứ điều gì có thể với nhà báo, trước khi giải quyết những điểm thích hợp ngay cả khi chúng khó khăn.

5. chuyển hướng

Đôi khi, bạn không phải là người thích hợp để trả lời một câu hỏi. Hoặc, bạn không ở trong trạng thái cảm xúc thích hợp để trả lời nó một cách lý trí và bình tĩnh. Trong trường hợp có nhiều đồng nghiệp trong một hội đồng, hãy sử dụng cơ hội này để cho phép một thành viên khác trong nhóm giúp trả lời câu hỏi hoàn toàn hoặc một phần câu hỏi, trước khi bạn bình tĩnh và sau đó trả lời phần còn lại của câu hỏi.

6. Đồng cảm

Nếu bạn thực sự có thể đặt mình vào vị trí của các nhà báo, bạn sẽ có thể nhìn mọi thứ từ góc độ của họ và tránh các lập trường đối đầu chỉ gây nguy hiểm cho hình ảnh tổ chức của bạn hơn nữa. Với sự đồng cảm, bạn sẽ có thể xác thực, hòa giải, có những cử chỉ và ẩn ý cởi mở và ấm áp hơn, sử dụng biệt ngữ "chúng ta" và hợp tác hơn thay vì những từ hung hăng hoặc gây gổ. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng việc nói ra sự thật phũ phàng như nó vốn có, không bị mài mòn, không có lời nói dối, dễ dàng hơn nhiều. Và khi hoàn cảnh đòi hỏi điều đó, bạn cũng sẽ có thể xin lỗi một cách thoải mái và trung thực, thay vì sử dụng những lời xin lỗi giả tạo cũ kỹ và thiếu thuyết phục sẽ khiến tổ chức của bạn xa lánh công chúng hơn nữa. Nếu bạn coi một nhà báo là kẻ thù, thì văn bản và ngôn ngữ của bạn sẽ mang tính chiến đấu cao. Nhưng nếu bạn xem một nhà báo là đồng nghiệp hoặc sinh viên đại học trong một khám phá, thì ẩn ý và ngôn ngữ của bạn sẽ hoàn toàn khác biệt và mang tính cộng tác.

Vì vậy, lần tới khi bạn đối mặt với một nhà báo với một câu hỏi hóc búa, hãy nhớ rằng không có câu hỏi nào là không xứng đáng, và chỉ có những câu trả lời không xứng đáng. Bước lên và đón nhận thử thách.

# # #