Trong ngành hội họp và hội nghị cổ điển, việc một số công ty khách hàng đứng ngoài cuộc tổ chức các sự kiện trong nhà và nền kinh tế ngày càng tụt hậu, có thể có nghĩa là một số hoặc nhiều góc có xu hướng bị cắt giảm khi bán hoặc tiếp thị cho khán giả. Có vẻ như mọi ngành công nghiệp đều tập trung vào các con số và không có gì khác, cho dù đó là số doanh thu hay số lượng người tham dự.

Tuy nhiên, trường tồn trong lĩnh vực kinh doanh này có nghĩa là bạn phải tôn trọng bản thân và tổ chức của bạn, và đôi khi, giảm số lượng của bạn (về doanh thu và người tham dự) chỉ để tạo ra một sự kiện đáng nhớ và đáng kính, thay vì một sự kiện lộn xộn và sơ sài mà người tham dự, diễn giả và nhà tài trợ sẽ rất thích.

Quay một câu chuyện và bán được hàng?

Một trong những lo lắng chính của những người lập kế hoạch cuộc họp và tổ chức hội nghị là liệu những sự kiện như vậy có được tham dự tốt hay không. Và vì nền kinh tế ngày nay chưa phát triển cao và còn hoang dã, nhu cầu hạn chế tài chính là rất thực tế, và các nhà hoạch định và tổ chức có xu hướng thắt lưng buộc bụng và hy vọng vào điều tốt nhất. Trong những trường hợp như vậy, quảng cáo trên mạng, theo truyền thống là phương tiện đắt tiền nhất, có xu hướng bị tổn hại đầu tiên. Một số nhà lập kế hoạch tưởng tượng rằng PR (quan hệ công chúng) có thể thay thế hoàn toàn cho quảng cáo trên mạng, bên cạnh chi phí KHÔNG.

“Chúng tôi cần một số PR! Bạn có thể bán sự kiện của chúng tôi cho các nhà báo và yêu cầu họ cung cấp cho chúng tôi một trang đầy đủ trên báo không? Ngoài ra, được các nhà đài thông báo rộng rãi để mọi người đăng ký! ” sủa một người lập kế hoạch sự kiện (câu chuyện có thật).

Hoặc có lẽ trong màn trình diễn này, "Hãy đi và 'PR' với các nhà báo để doanh số hội nghị của chúng ta sẽ tăng lên!"

Một số những nhà lập kế hoạch đã nổi lên từ một sự nghiệp bán hàng mạnh mẽ, và không có kiến ​​thức về PR, tin rằng đó chỉ là một phương tiện quảng cáo khác. Họ sẽ quảng cáo một cái gì đó với một doanh số bán hàng thuần túy, mà không quan tâm đến khía cạnh biên tập của ấn phẩm hoặc phương tiện truyền thông. Một số thậm chí còn yêu cầu “đánh giá” trước khi xuất bản, mà không nhận ra rằng các bài xã luận KHÔNG duyệt qua các bài đánh giá của bạn, trừ khi bạn trả tiền cho chúng như một “quảng cáo” hoặc quảng cáo. Hãy nhớ rằng, một bài quảng cáo có thể trông giống một bài xã luận, nhưng nó không phải là một bài xã luận và sẽ luôn được người đọc giảm giá so với một bài xã luận khách quan, không thiên vị. Và thậm chí đừng cố gắng bóp nghẹt cơ quan PR của bạn để làm ra những điều kỳ diệu để tạo ra những câu chuyện cao siêu, bởi vì PR là nói sự thật như nó vốn có, không phải những câu chuyện quay cóp.

Đó là một chuyên gia nói, hay bán?

Trong việc tổ chức các sự kiện và hội nghị, điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng hơn đối với khán giả tiềm năng, sự khác biệt trong các bản nhạc và bài thuyết trình của các nhà cung cấp và chuyên gia nội dung.

Các chuyên gia nội dung có xu hướng cung cấp nội dung toàn diện, khách quan và hữu ích hơn, trong khi các diễn giả của nhà cung cấp, bất kể khách quan đến đâu, sẽ phải giải trình với sếp của họ và cố gắng giới thiệu sản phẩm của họ với khán giả, dù tinh tế và nhiều, không quá tinh tế các cách. Vì vậy, trong tiếp thị hội nghị, điều quan trọng là cố gắng tách các nhà cung cấp khỏi các chuyên gia nội dung thực sự, bằng cách có thể gắn nhãn các bài hát của nhà cung cấp là các bài hát được tài trợ hoặc một số biệt danh lạ mắt khác.

Ngoài ra, vì các nhà cung cấp ở đó để quảng cáo sản phẩm của họ, họ sẽ không được bồi thường, trong khi việc trả tiền cho các chuyên gia nội dung luôn là đạo đức, vì các chuyên gia có chương trình thương mại ít hơn nhiều so với các nhà cung cấp. Nếu bạn đang có ngân sách eo hẹp và không thể trả phí cho các diễn giả, hãy xem xét một gói công bằng có thể ở dạng vé hội nghị miễn phí để các diễn giả nội dung tặng cho khách hàng của họ, bữa ăn đặc biệt hoặc một số quà tặng được tài trợ thương mại (hữu ích những cái), và như vậy. Sử dụng sự sáng tạo của bạn.

Xin lỗi bạn không nói ngôn ngữ của tôi

Cũng có những điều đáng buồn là một số người lập kế hoạch cuộc họp muốn chọn điểm nhấn hơn là chất. Ví dụ, tôi đã đôi khi quan sát thấy những người lập kế hoạch cuộc họp bỏ những người nói nội dung có trình độ tốt và được đánh giá cao từ nhiều nơi trên thế giới, vì thực tế đơn giản là họ không nói tiếng Anh “đúng trọng âm”. Những người lập kế hoạch như vậy muốn chọn những người nói tiếng Anh bản ngữ, thay vì chất hấp dẫn, những câu chuyện cuộc sống và những giai thoại truyền cảm hứng từ các chuyên gia nói tiếng Anh không phải là bản ngữ.

Nhưng tất nhiên, không phải ai cũng phân biệt trọng âm. Nếu không, những người như Nelson Mandela danh giá nhất đến từ Nam Phi, sẽ không bao giờ vươn ra thế giới thành công như vậy. Tương tự như vậy, tôi đã nghe những bài phát biểu mạnh mẽ từ các diễn giả đến từ Pháp, Trung Quốc CHNDTH, Đài Loan Trung Hoa Dân quốc, Ấn Độ và thậm chí cả Úc, tất cả đều bằng tiếng Anh có trọng âm nhưng dù sao cũng có những bài phát biểu mạnh mẽ và phong phú.

Tôi cũng vậy, đã có một số trải nghiệm tương tự khi người dân địa phương giúp tôi tiếp cận với khán giả của họ, bằng cách không phân biệt đối xử với việc tôi không hiểu hoặc giao tiếp bằng ngôn ngữ của họ. Khi tôi ở Tokyo, Nhật Bản, để nói chuyện với tư cách là diễn giả chính về bảo mật Internet, căn phòng chật ních những giám đốc điều hành người Nhật chỉ nói được tiếng Anh hạn chế. Nhưng các nhà tổ chức Nhật Bản đã tạo ra một gian hàng dịch thuật thời gian thực đặc biệt với HAI dịch giả, những người đã dịch từng từ của tôi theo thời gian thực, không có bất kỳ độ trễ nào! Khán giả có thể học và thưởng thức buổi diễn với tôi, và cùng tôi cười vui vẻ. Và người Nhật duy nhất tôi nói trong phiên họp? “Konnichi wa” (chào buổi sáng) và “Arigato gozaimasu” (cảm ơn rất nhiều).

Một bản sao ở đây và một bản sao ở đó

Bức màn buông xuống, tiếng vỗ tay đã kết thúc và khán giả của bạn đang chạy ra khỏi phòng họp để hoàn thành bữa trưa tự chọn được phục vụ bên ngoài. Hội nghị đã thành công tốt đẹp và mọi người tham dự đều yêu cầu tài liệu của diễn giả để mang về nhà đọc. Bạn đã thực hiện thẩm định chưa?

Khi bạn tạo sẵn các bài phát biểu, slide thuyết trình và bản ghi, bạn đã đảm bảo quyền sử dụng và trả tiền cho chúng chưa? Một số người có thể cho rằng tất cả tài liệu đều có thể sử dụng được miễn là người nói bước lên sân khấu của họ và nhiều người không bảo đảm quyền sử dụng thích hợp trước, trong và sau sự kiện (chẳng hạn như hệ thống lưu trữ). Ngoài ra, phân phối lại có xu hướng là không, trừ khi bạn có giấy phép phù hợp. Nhiều như các clip lồng tiếng từ các thành viên của Hiệp hội Diễn viên Màn ảnh (SAG) của Mỹ sẽ yêu cầu cấp phép riêng biệt để sử dụng trong các phương tiện khác nhau, bạn bắt buộc phải kiểm tra riêng từng diễn giả hoặc tài năng để đảm bảo rằng bạn không chỉ tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ của họ về mặt bao gồm tài liệu diễn giả của họ trong sổ tay của bạn cho người tham dự, nhưng cũng có thể nếu những người tham dự của bạn sử dụng như vậy một cách rõ ràng để ngăn việc phân phối lại, bán lại hoặc bất kỳ việc sử dụng nào khác bị người nói và tài năng của bạn cấm.

Bạn là nước hay lửa?

Ngay cả khi bối cảnh cạnh tranh dường như thường xuyên ép buộc chúng ta, chúng ta đừng bao giờ cố gắng trở nên hiếu chiến và thỏa hiệp các tiêu chuẩn bẩm sinh của chính mình.

Theo chương thứ tám của Đạo Đế Kinh (道德 經) của nhà triết học Trung Quốc cổ đại Lão Tử (老子), có một cụm từ có thể được dịch một cách lỏng lẻo là “điều tốt đẹp nhất giống như nước”. Nước đem lại lợi ích cho mọi người mà không tranh giành vinh quang với nam giới. Bạn sẽ thấy nước cực kỳ dẻo và dễ quản lý, khi bạn chuyển hướng các dòng suối để tưới cây, cung cấp năng lượng cho các tua-bin và để làm sạch và lọc nó để uống và làm thực phẩm. Đó là bản chất của nước, mang lại sự sống, mà không cần quá chú ý đến chính nó.

Vậy câu hỏi đặt ra là bất cứ khi nào cuộc thi trở nên nóng bỏng và nguy hiểm trên vai bạn, bạn sẽ trả đũa như lửa, hay như nước?

Bản quyền © 2005 Seamus Phan. Tất cả quyền được bảo lưu.