Đã tạo điều kiện cho nhiều cuộc họp và hội thảo trong nhiều năm, tôi đã may mắn nhận được lời cảm ơn từ những người tham gia.

Một trong những câu hỏi mà những người tham gia hỏi tôi thường xuyên là, "Làm thế nào bạn trở thành một người điều hành cuộc họp tốt như vậy?" Xét cho cùng, tạo điều kiện cho các cuộc họp là một kỹ năng quan trọng cần có của các nhà quản lý, doanh nhân, nhà đào tạo và các nhà lãnh đạo cộng đồng. Nói to thì dễ nhưng cho phép người khác nói chuyện thoải mái, trao đổi ý kiến ​​và giúp thu hẹp khoảng cách và sự khác biệt và đi đến quyết định được cả hai bên chấp nhận trong nhóm thì khó hơn.

Hành động: Điều hành cuộc họp và hội thảo thành công

Vậy làm cách nào để tạo điều kiện cho các cuộc họp diễn ra hiệu quả? Chúng tôi gọi nó là NGHE (Đánh mất bản thân, Giới thiệu, Bắt đầu bình thường, Lập bảng, Đóng gói và Thông báo sau).

1) Đánh mất bản thân. Tạo điều kiện cho một cuộc họp RẤT khác với nói trên sân khấu. Khi bạn đang nói trên sân khấu, bạn đang thu hút sự chú ý của khán giả về phía bạn. Bạn là trung tâm của sự chú ý. Tuy nhiên, khi bạn tạo điều kiện cho một cuộc họp hoặc hội thảo, sự chú ý sẽ đổ dồn vào những người tham gia và bạn chỉ đơn thuần là cầu nối cho những người tham gia. Đây là mẹo mạnh mẽ nhất mà chúng tôi có thể cung cấp với tư cách là người hỗ trợ. Hãy bỏ đi cái tôi của riêng bạn và chăm chú lắng nghe các câu hỏi của người tham gia và ngay lập tức hướng họ đến những người tham gia phù hợp có thể trả lời chúng. Khi những người tham gia của bạn im lặng, bạn có thể tìm cách mở câu hỏi bằng cách diễn đạt lại chúng thành các dạng dễ hiểu hơn và dễ trả lời hơn.

2) Giới thiệu. Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy yêu cầu những người tham gia giới thiệu bản thân họ. Thay vì chỉ yêu cầu họ giới thiệu tên và chức danh công việc, thay vào đó hãy để họ giới thiệu những người hàng xóm của họ. Điều này sẽ tạo ra một “tàu phá băng” tức thì và phá vỡ các rào cản giữa những người tham gia của bạn. Nhiều tàu phá băng tập trung vào việc giới thiệu các khía cạnh thương mại hoặc công việc của những người tham gia. Chúng tôi khuyên những người tham gia của bạn giới thiệu những khía cạnh ít được biết đến về bản thân họ hoặc những người hàng xóm của họ, chẳng hạn như những sở thích hoặc sở thích khác thường. Đây có thể coi là một "mẹo đánh thức".

3) Bắt đầu bình thường. Các cuộc họp là công việc nghiêm túc. Tuy nhiên, bắt đầu bằng một ghi chú quá nghiêm túc có thể làm giảm hứng thú và tinh thần một cách nhanh chóng, đồng thời rút cạn lợi ích chung của những người tham gia. Do đó, sau khi làm quen (hoặc làm quen lại) mọi người, hãy bắt đầu buổi học với một số chủ đề hoặc câu hỏi liên quan từ xa mà bạn có thể nghĩ là kích động nhưng nhẹ nhàng. Ví dụ: nếu bạn đang nói về chủ đề chính là “cách tăng năng suất với nguồn lực hạn chế”, bạn có thể bắt đầu phiên với câu hỏi “Điều vui nhất bạn gặp phải khi quản lý mọi người là gì” và cho những người tham gia 3 phút để động não. Yêu cầu những người tham gia trình bày “điều vui nhất” của họ.

4) Lập bảng. Các cuộc họp cần phải thu hút, không chỉ bằng giọng nói mà còn bằng hình ảnh. Mọi người quên những gì họ đã nói sau một thời gian. Nếu bạn tạo điều kiện cho các cuộc họp, hãy chuẩn bị sẵn một bảng lật và viết ra các gạch đầu dòng về những gì TẤT CẢ những người tham gia đã nói khi bạn di chuyển trong suốt phiên họp. Điều này sẽ giúp những người tham gia của bạn nhớ những gì họ đã nói, cũng như giúp họ tập trung vào các vấn đề chính mà bạn giúp liên kết giữa những người tham gia.

5) Đóng gói. Sau mỗi câu hỏi chính, hãy gói gọn (tóm tắt) tất cả các gạch đầu dòng chính mà người tham gia nêu ra. Điều này sẽ giúp họ ghi nhớ tốt hơn những gì mọi người đã nêu ra, về những mối quan tâm chính và cách đề xuất để giải quyết vấn đề. Đóng gói trước khi chuyển sang câu hỏi quan trọng tiếp theo để thảo luận mở. KHÔNG cho phép tiếp tục câu hỏi này đến câu hỏi khác, vì người tham gia sẽ nhanh chóng kiệt sức. Khi bạn gói gọn từng câu hỏi chính và các gạch đầu dòng liên quan bởi những người tham gia, nó cũng cho phép người tham gia nghỉ ngơi và ngả người ra sau một chút.

6) Thông báo. Sau khi cuộc họp hoặc hội thảo kết thúc, hãy hoàn thành biên bản hoặc bản tóm tắt và chuyển qua email cho tất cả những người tham gia càng sớm càng tốt. Bạn không cần phải dài dòng trong vài phút của mình. Các gạch đầu dòng đơn giản và các mục hành động của người tham gia ở định dạng cột (sử dụng bảng tính hoặc phần mềm xử lý văn bản) sẽ được đánh giá cao.

BitZen ©
Bản ngã là con dao hai lưỡi. Nếu bạn cần tác động và sự tự tin trên một nền tảng chẳng hạn như bài phát biểu trên sân khấu, bản ngã của bạn có thể cần phải đi đầu để xuất hiện một cách thuyết phục và hấp dẫn đối với khán giả của bạn. Tuy nhiên, bản ngã của bạn cần phải tiếp cận khán giả của bạn lần thứ hai nếu bạn đang tạo điều kiện cho một cuộc họp, vì đó là tiếng nói của họ cần được lắng nghe chứ không phải của bạn.

Đây là một số bài viết mà chúng tôi đã viết vào năm 2003 (được xuất bản dưới tên "DotZen", một cuốn sách bìa mềm đã được phổ biến rộng rãi) và chúng tôi trích xuất một số bài viết vẫn còn phù hợp cho đến ngày nay, trong các lĩnh vực xây dựng thương hiệu, tiếp thị, bán hàng, quảng bá và cải thiện kinh doanh. Nếu chúng tôi thấy có chút thời gian ngoài việc giúp khách hàng của mình phát triển và nghỉ ngơi, chúng tôi sẽ cố gắng viết thêm.

Bản quyền © 2003 Seamus Phan & Ter Hui Peng. Tất cả quyền được bảo lưu.