На протяжении многих лет я был организатором множества встреч и семинаров, и мне посчастливилось получить благодарность от участников.

Один из вопросов, который мне часто задавали участники, был: «Как ты стал таким хорошим координатором встреч?» В конце концов, организация встреч - важный навык, требуемый от менеджеров, предпринимателей, тренеров и лидеров сообщества. Легко говорить вслух, но труднее позволить другим свободно говорить, обмениваться идеями и помогать устранять пробелы и разногласия и приходить к взаимоприемлемому решению в группе.

Действия: успешное проведение встречи и семинара.

Итак, как мы можем способствовать эффективным встречам? Мы называем это СЛУШАТЬ (потерять себя, введение, начать с обычного, табулировать, инкапсулировать и уведомить после).

1) Потеряй себя. Сопровождение встречи ОЧЕНЬ отличается от выступления на сцене. Когда вы выступаете на сцене, вы привлекаете к себе внимание публики. Вы в центре внимания. Однако, когда вы организовываете встречу или семинар, внимание уделяется участникам, а вы просто мост для них. Это самый действенный совет, который мы можем дать как фасилитаторы. Отпустите собственное эго, внимательно выслушайте вопросы участников и немедленно направьте их к нужным участникам, которые смогут на них ответить. Когда ваши участники молчат, вы можете найти способы открыть вопросы, перефразируя их в более удобоваримых формах, на которые легче отвечать.

2) Введение. Перед началом встречи предложите участникам представиться. Вместо того, чтобы просто просить их назвать свои имена и должности, попросите их представить своих соседей. Это мгновенно создаст «ледокол» и разрушит барьеры между вашими участниками. Многие ледоколы сосредоточены на ознакомлении с коммерческими или рабочими аспектами участников. Мы предлагаем, чтобы ваши участники представили менее известные аспекты себя или своих соседей, такие как необычные хобби или интересы. Это может служить «уловкой для пробуждения».

3) Начать случайный. Встречи - дело серьезное. Однако слишком серьезное начинание может быстро снизить интерес и моральный дух, а также истощить коллективный интерес участников. Поэтому после того, как все познакомятся (или заново познакомятся), начните сеанс с какой-нибудь отдаленно связанной темы или вопроса, который может показаться наводящим на размышления, но беззаботным. Например, если вы говорите о том, «как повысить продуктивность с ограниченными ресурсами» в качестве центральной темы, вы можете начать занятие с вопроса «Что самое смешное, с чем вы столкнулись при управлении людьми», и дать участникам 3 минуты на то, чтобы мозговой штурм. Предложите участникам представить свои «самые смешные вещи».

4) пластинчатый. Встречи должны быть увлекательными не только голосом, но и визуальными эффектами. Через некоторое время люди забывают то, что они сказали. Если вы организуете встречи, приготовьте флипчарт и запишите список из того, что ВСЕ участники сказали по ходу занятия. Это поможет вашим участникам запомнить, что они сказали, а также поможет им сосредоточиться на ключевых вопросах, которые вы помогаете связать между участниками.

5) Инкапсулировать. После каждого ключевого вопроса инкапсулируйте (резюмируйте) все ключевые пункты, поднятые участниками. Это поможет им лучше запомнить, о чем все говорили, с точки зрения основных проблем и предлагаемых способов решения проблем. Инкапсулируйте, прежде чем переходить к следующему ключевому вопросу для открытого обсуждения. НЕ позволяйте вопросу за вопросом двигаться дальше и дальше, поскольку участники быстро истощатся. Когда вы инкапсулируете каждый ключевой вопрос и соответствующие пункты списка участников, это также позволяет участникам сделать передышку и немного откинуться назад.

6) Поставить в известность. После завершения встречи или семинара постарайтесь закончить протокол или резюме и как можно скорее отправить по электронной почте всем участникам. Необязательно писать подробные протоколы. Будут оценены простые пункты списка и действия участников в формате столбца (используйте электронную таблицу или текстовый редактор).

BitZen ©
Эго - палка о двух концах. Если вам нужно влияние и уверенность в такой платформе, как сценическая речь, ваше эго, возможно, должно выйти на первый план, чтобы казаться убедительной и убедительной для вашей аудитории. Однако ваше эго должно занять вторую скрипку перед вашей аудиторией, если вы содействуете встрече, поскольку должны быть услышаны их голоса, а не ваши.

Это некоторые работы, которые мы сделали в 2003 году (опубликованы как «DotZen», книга в мягкой обложке, получившая широкую огласку), и мы извлекли некоторые из них, которые все еще актуальны сегодня в областях брендинга, маркетинга, продаж, рекламы и улучшения бизнеса. Если мы найдем время помимо того, чтобы помогать нашим клиентам расти и отдыхать, мы постараемся написать еще.

Copyright © 2003 Seamus Phan & Ter Hui Peng, Все права защищены.