何年にもわたって多くの会議やワークショップを促進してきたので、参加者から感謝の気持ちを込めることができました。

参加者が頻繁に尋ねた質問のXNUMXつは、「どうしてそんなに優れた会議の進行役になったのですか」でした。 結局のところ、会議を促進することは、マネージャー、起業家、トレーナー、コミュニティリーダーに求められる重要なスキルです。 大声で話すのは簡単ですが、他の人が自由に話し、アイデアを交換し、ギャップと不一致を埋めるのを助け、グループで相互に受け入れられる決定に到達することは困難です。

アクション:会議とワークショップの円滑な進行

では、効果的な会議をどのように促進するのでしょうか。 それをLISTENと呼びます(自分を失う、はじめに、カジュアルに始める、表を作成する、カプセル化する、通知する)。

1) 没頭する。 会議の進行は、ステージで話すこととはまったく異なります。 ステージで話すときは、聴衆の注意を引き付けています。 あなたは注目の的です。 ただし、会議またはワークショップを促進する場合、注意は参加者に向けられ、参加者にとっての単なる架け橋となります。 これは、ファシリテーターとして提供できる最も強力なヒントです。 自分のエゴを手放し、参加者の質問に熱心に耳を傾け、すぐに回答できる適切な参加者に向けます。 参加者が沈黙を描くとき、​​あなたはそれらをより消化しやすく、より簡単に答えられるフォームに言い換えることによって質問を開く方法を見つけるかもしれません。

2) 賃貸システムの概要。 会議が始まる前に、参加者に自己紹介してもらいます。 単に名前と肩書きを紹介するように依頼するのではなく、代わりに隣人を紹介してもらいます。 これにより、即座に「アイスブレーカー」が作成され、参加者間の壁が取り払われます。 多くの砕氷船は、参加者の商業面または仕事面の紹介に焦点を当てています。 珍しい趣味や興味など、自分や隣人のあまり知られていない側面を参加者に紹介することをお勧めします。 これは「ウェイクアップトリック」として機能する場合があります。

3) カジュアルに始める。 会議は深刻なビジネスです。 ただし、あまりにも深刻なメモから始めると、関心と士気がすぐに低下し、参加者の全体的な関心が失われます。 したがって、全員を知り合った(または再度知り合った)後、リモートで関連するトピックまたは質問でセッションを開始します。 たとえば、「限られたリソースで生産性を向上させる方法」を中心的なテーマとして話している場合、「人を管理するときに遭遇した最もおもしろいことは何ですか」という質問からセッションを開始し、参加者に3分の時間を与えます。ブレインストーミング。 参加者に「おもしろいこと」を発表してもらいます。

4) 集計する。 会議は、音声だけでなく視覚的にも魅力的である必要があります。 人々はしばらくして彼らが言ったことを忘れます。 会議を促進する場合は、フリップチャートを用意し、セッションに沿って移動するときに参加者全員が言ったことの箇条書きを書き留めます。 これは、参加者が言ったことを覚えるのに役立つだけでなく、参加者間のリンクに役立つ重要な問題に集中するのにも役立ちます。

5) カプセル化。 すべての重要な質問の後に、参加者が提起したすべての重要な箇条書きをカプセル化(要約)します。 これにより、主要な懸念事項や、問題を解決するための提案された方法の観点から、誰もが提起したことをよりよく思い出すことができます。 オープンディスカッションの次の重要な質問に進む前に、カプセル化します。 参加者はすぐに疲れ果ててしまうので、質問を次々に進めることを許可しないでください。 参加者が重要な各質問と関連する箇条書きをカプセル化すると、参加者は一息つき、少し傾くことができます。

6) 知らせます。 会議またはワークショップが完了したら、議事録または要約を終了し、できるだけ早くすべての参加者に電子メールで転送することを目指します。 数分で冗長である必要はありません。 簡単な箇条書きと列形式の参加者によるアクションアイテム(スプレッドシートまたはワードプロセッシングソフトウェアを使用)が評価されます。

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自我は両刃の剣です。 ステージスピーチなどのプラットフォームでインパクトと自信が必要な場合は、自我が最前線に立ち、聴衆に説得力があり説得力があるように見える必要があるかもしれません。 ただし、会議を促進している場合は、あなたのエゴは聴衆にXNUMX番目のフィドルを取る必要があります。

これらは2003年に私たちが執筆したいくつかの執筆(「DotZen」として発行され、広く宣伝されたペーパーバックの本)であり、ブランディング、マーケティング、販売、宣伝、ビジネス改善の分野で、現在も関連があるものを抽出しました。 クライアントの成長を支援し、休息を取る時間以外の時間を見つけた場合は、さらに書きます。

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Dr Seamus Phan McGallen&BoldenのCTOおよびコンテンツ責任者です。 彼は技術、戦略、ブランディング、マーケティング、リーダーシップトレーニング、危機管理の専門家です。 この記事は彼に同時に現れるかもしれません ブログ。 接続する LinkedIn。 ©1984-2020 Seamus Phan 他 全著作権所有。