レオニダス王と彼の300人の勇敢なスパルタンを覚えていますか? 私たちも、悪化する経済と激化する競争の真っ只中に、従業員の生産性を結集したいと考えています。 職場でのより生産的なチームのためにいくつかのアイデアを提示します。

大小さまざまなビジネス環境で働いていた私は、1990年代以降、小さな知識ビジネスの運営に落ち着き、振り返ることはありませんでした。

はい、私は大企業で働くことについて時折考えていますが、率直に言って、小規模で機敏なビジネスにおいて、多様で素晴らしいクライアントと協力して、創造し、革新し、発明し、実行する自由は、簡単にあきらめてください。

私が昔、大企業で働いていたとき、生産性はすでに従業員が測定していたものでした。 そして数十年が経過した今でも、生産性は従業員のパフォーマンスを測定する上で極めて重要な役割を果たしています。 資格情報は一部の組織にとって重要な場合がありますが、勤勉で生産的で前向きな従業員は、壁に額装する一連の書類を持っているだけのボスよりも常に上司に大切にされます。

それで、何十年にもわたってフェンスの両側で作業した後に提示する可能性がある提案は何ですか?

1) 構造化された会議。 Meetings can sometimes be a terrible waste of time if mismanaged.管理を誤ると、会議がひどい時間の無駄になることがあります。 In many meetings I have attended, the worst meetings are those without a well-defined agenda and a time limit.私が参加した多くの会議で、最悪の会議は明確な議題と時間制限のない会議です。 A good meeting is where every stakeholder is present on time, with a pre-defined agenda to follow, and a time limit dutifully adhered to.良い会議とは、すべての利害関係者が時間どおりに出席し、事前に定義された議題を守り、期限を忠実に守ることです。 There should be a good meeting facilitator to ensure every item on the agenda is discussed promptly, efficiently, and closed properly.議題のすべての項目が迅速かつ効率的に議論され、適切に閉じられるようにするための優れた会議ファシリテーターが必要です。 It would be ideal if all stakeholders turn up on time and attend till the end of their involvement with the meeting without leaving early.すべての利害関係者が時間通りに立ち上がって、会議への関与が終わるまで、早めに立ち去ることなく出席することが理想的です。 My typical question to those who would turn up late is, “Would you be late at the airport if you are catching a flight for a holiday?”遅れて来る人への私の典型的な質問は、「休日の飛行機に乗る場合、空港に遅れますか?」です。

2) タスクへのレーザーの焦点。 私たちは仕事の一部を形成するタスクを使い果たすことはありません。 私たちがタスクを使い果たした日には、仕事がありません。 したがって、処理できる以上のタスクが常にあります。 これは予想されることです。 タスクのプレートをジャグリングしてタスクを見失ったり、床にすべてを散らかしたりすると、問題が表面化します。 目の前のタスクにレーザーフォーカスを当て続け、完了までの時間制限を設定する必要があります。 リーダーは、タスクの最終的な期限を定義する必要があります。 よりリーダー的な従業員の場合、リーダーは境界を押し広げることができ、そのような従業員は挑戦に立ち向かい、上司の期待を超えることさえできます。 他の人にとっては、合理的な時間制限が確立されるべきであり、リーダーはタスクの進捗状況と完了を追跡します。 複雑なタスクとプロジェクトには、スケジューリングとプロジェクト管理システムを導入する必要があります。

3) メールのスマートな使用。 Email is an important business tool, but let us remind employees that email is not a file uploader nor a chat tool.電子メールは重要なビジネスツールですが、電子メールはファイルアップローダーでもチャットツールでもないことを従業員に思い出させてください。 Email should be used intelligently, with proper subject headers, succinctly written excerpts, and properly thought through replies and content, so that the recipients are not left bewildered at emails with no intelligent subject headers, messy email contents, or huge attachments.電子メールは、適切な件名ヘッダー、簡潔に書かれた抜粋、および返信とコンテンツを適切に検討してインテリジェントに使用する必要があります。これにより、受信者は、インテリジェントな件名ヘッダー、乱雑な電子メールコンテンツ、または巨大な添付ファイルのない電子メールに戸惑うことはありません。 Large attachments beyond a megabyte or two should be presented as links within the email, so that the recipient, especially those on IMAP systems, won't get frustrated trying to download huge email attachments.受信者、特にIMAPシステムの受信者が巨大な電子メールの添付ファイルをダウンロードしようとしてイライラしないように、XNUMX〜XNUMXメガバイトを超える大きな添付ファイルを電子メール内のリンクとして提示する必要があります。 Educate employees never to send mails with large attachments, and especially never to large circulation lists with large attachments.大きな添付ファイルのあるメールを送信しないように、特に大きな添付ファイルのある大きな発行部リストに送信しないように従業員を教育してください。

4) ソーシャルメディアの賢明な使用。 Facebookなどのソーシャルメディアにはチャット機能が組み込まれていますが、Skypeなどの専用メッセージングアプリも、管理されていない場合、職場で時間の浪費になる可能性があります。 Although social media or dedicated chat clients can be useful in some instances, the temptation to overstep the boundaries and spend too much time chatting is very real.ソーシャルメディアや専用のチャットクライアントが役立つ場合もありますが、境界を越えてチャットに時間をかけすぎるという誘惑は非常に現実的です。 Plus, many companies are also wary of new media applications due to security threats, and the possibility of information or resource leakage without accountability.さらに、多くの企業は、セキュリティの脅威、および説明責任のない情報やリソースの漏洩の可能性のために、新しいメディアアプリケーションにも警戒しています。 So, unless employees are dedicated social media community managers, bosses have good reason to limit the use of social media.したがって、従業員が専任のソーシャルメディアコミュニティマネージャーでない限り、上司にはソーシャルメディアの使用を制限する正当な理由があります。

5) 電話で関係者を関与させる。 ソーシャルメディアの出現にもかかわらず、オフィスの電話は死んでいません。 対面の会議は素晴らしいですが、特にかなりの数の人が関与している場合は、常に可能で生産的ではありません。 電話は、XNUMX人以上の人々が一緒にコミュニケーションするための迅速で生産的な手段を提供できます。 もちろん、私たちは何時間もチャットについて話しているのではありませんが、オフィスの電話を使用することで、利害関係者を結びつけ、課題やクエリをすばやく解決することができます。 フォロースルーメールまたはプロジェクト管理またはコラボレーションプラットフォームまたはシステムの更新は重要です。これにより、電話の内容が忘れられず、修正アクションとフォロースルーアクションを追跡できます。 生産的で規律正しい従業員は、チャット、メッセージ、またはゲームのために自分のスマートフォンに接着されていません。

生産的な従業員は収益性の高いビジネスを作ります。 私が個人的に強く感じているXNUMXつの追加の提案を次に示します。

6) 十分な休息。 No human being can go without rest or sleep.人間は休息や睡眠なしでは行けません。 There are some who claim that they need little sleep, spending way too much time online or playing games.睡眠がほとんど必要ない、オンラインで多くの時間を費やしている、またはゲームをしていると主張する人もいます。 The reality is that our bodies require sleep to repair itself, after the daily wear-and-tear and the rigors of a good and hard day's worth of work.現実には、私たちの体は、毎日の消耗と、良い一日の価値のある仕事の厳しさの後に、自分自身を修復するために睡眠を必要とします。 Sleep deficit can cause a drop in productivity, as well as making a person more error-prone.睡眠不足は、生産性の低下を引き起こすだけでなく、人をよりエラーを起こしやすくする可能性があります。 You can't force someone to get sufficient rest at home – it is really personal discipline.誰かに家で十分な休息をとらせることはできません。それは本当に個人的な規律です。

7) 健康と栄養。 Besides rest, employees stay productive when they are healthy.休息に加えて、従業員は健康なときに生産性を維持します。 Most of us work long hours and can't find sufficient opportunities to cook at home or exercise regularly.私たちのほとんどは長時間働いており、家で料理をしたり、定期的に運動したりするのに十分な機会を見つけることができません。 Inspire employees to keep vigil on their nutrition, vitamins and fitness, and perhaps motivate them to keep up a healthy lifestyle.従業員に、栄養、ビタミン、フィットネスに注意を払い、健康的なライフスタイルを維持するように動機付けるように促します。

テルモピュライの戦いで300人のスパルタンが巨大なペルシャと戦うレオニダス王の話に触発されたように、私たちも経営幹部として、「スパルタン」のチームを生産性の頂点に保ちたいと考えています。市場の猛攻撃に対して、適切に戦う。

Dr Seamus Phan のCTO兼コンテンツ責任者です McGallen & Bolden。 彼はテクノロジー、戦略、ブランディング、マーケティング、リーダーシップトレーニング、危機管理の専門家です。 この記事は彼に同時に表示される可能性があります ブログ。 接続する LinkedIn。 ©1984-2020 Seamus Phan 他 全著作権所有。