Dalam industri pertemuan dan konvensi yang ketat, yang dikesampingkan oleh beberapa perusahaan klien yang mengadakan acara sendiri, dan ekonomi yang selalu lamban, dapat berarti bahwa beberapa atau banyak sudut cenderung terpotong saat menjual atau memasarkan kepada audiens. Tampaknya setiap industri berfokus pada angka dan tidak ada yang lain, apakah itu angka pendapatan, atau jumlah peserta.

Namun, umur panjang dalam bisnis ini berarti Anda harus menghormati diri sendiri dan organisasi Anda, dan terkadang, mengurangi jumlah Anda (dalam hal pendapatan dan peserta) hanya untuk membuat acara yang berkesan dan terhormat, daripada acara serampangan dan slipshod yang Anda lakukan. peserta, pembicara, dan sponsor akan dengan senang hati membenci.

Putar dongeng dan dapatkan penjualan?

Salah satu kekhawatiran utama perencana pertemuan dan penyelenggara konvensi adalah apakah acara seperti itu akan dihadiri dengan baik, atau tidak. Dan karena perekonomian saat ini tidak sedang naik daun dan liar, kebutuhan akan pengendalian finansial sangat nyata, dan perencana serta penyelenggara cenderung mengencangkan ikat pinggang mereka dan berharap yang terbaik. Dalam keadaan seperti itu, iklan above-the-line, yang biasanya merupakan kendaraan paling mahal, cenderung dikompromikan terlebih dahulu. Beberapa perencana membayangkan bahwa PR (hubungan masyarakat) dapat menjadi pengganti yang lengkap untuk iklan above-the-line, dengan biaya hampir NOL.

“Kami butuh PR! Bisakah Anda pergi dan menjual acara kami kepada jurnalis dan memberi tahu mereka untuk memberi kami satu halaman penuh di koran? Selain itu, dapatkan stasiun radio untuk mengumumkan kepada publik agar orang-orang mendaftar! ” salak seorang perencana acara (kisah nyata).

Atau mungkin dalam rendisi ini, “Pergi dan 'Humas' dengan jurnalis sehingga penjualan konvensi kita akan naik!”

Beberapa dari perencana tersebut telah muncul dari karier penjualan yang kuat, dan tidak memiliki pengetahuan tentang PR, percaya bahwa itu hanyalah sarana periklanan lainnya. Mereka akan melempar sesuatu dengan penjualan murni, tanpa memperhatikan kemiringan editorial dari publikasi atau media. Beberapa bahkan akan meminta “ulasan” sebelum dipublikasikan, tidak menyadari bahwa editorial TIDAK memeriksa ulasan Anda, kecuali Anda membayarnya sebagai "advertorial" atau iklan. Ingat, advertorial mungkin terlihat seperti editorial, tetapi ini bukan editorial, dan akan selalu didiskon oleh pembaca dibandingkan dengan editorial yang objektif dan tidak memihak. Dan bahkan jangan mencoba untuk mencekik agensi PR Anda untuk membuat keajaiban untuk membuat cerita yang tinggi, karena PR adalah tentang mengatakan kebenaran apa adanya, bukan memutar-mutar cerita.

Apakah itu ahli yang memberi tahu, atau menjual?

Dalam menyelenggarakan acara dan konferensi, penting untuk membuat perbedaan yang lebih jelas bagi calon audiens, perbedaan trek, dan presentasi yang dibuat oleh vendor dan pakar konten.

Pakar konten cenderung memberikan konten yang lebih menyeluruh, obyektif, dan dapat digunakan, sementara pembicara vendor, tidak peduli seberapa obyektifnya, harus mempertanggungjawabkan atasan mereka dan mencoba menawarkan barang dagangan mereka kepada audiens, betapapun halus, dan banyak, tidak begitu halus. cara. Jadi dalam pemasaran konferensi, penting untuk mencoba memisahkan vendor dari pakar konten nyata, dengan mungkin memberi label trek vendor sebagai trek “bersponsor”, atau sebutan mewah lainnya.

Selain itu, karena vendor ada untuk mendorong barang dagangan mereka, mereka tidak boleh diberi kompensasi, sementara membayar pakar konten selalu etis, karena pakar memiliki agenda komersial yang jauh lebih sedikit daripada vendor. Jika Anda memiliki anggaran yang sangat tipis dan tidak dapat membayar biaya kepada pembicara, pertimbangkan paket yang adil yang mungkin datang dalam bentuk tiket konferensi gratis untuk diberikan oleh pembicara konten kepada klien mereka, makanan khusus, atau beberapa hadiah yang disponsori secara komersial (berguna satu), dan semacamnya. Gunakan kreativitas Anda.

Maaf Anda tidak berbicara bahasa saya

Ada juga yang menyedihkan, beberapa perencana pertemuan lebih memilih aksen daripada substansi. Sebagai contoh, saya kadang-kadang mengamati perencana pertemuan menjatuhkan pembicara konten yang sangat berkualitas dan sangat dihormati dari berbagai belahan dunia, karena fakta sederhana bahwa mereka tidak berbicara bahasa Inggris yang “beraksen tepat”. Perencana seperti itu lebih suka memilih penutur asli bahasa Inggris, daripada substansi yang sangat menarik, kisah hidup, dan anekdot inspiratif dari para ahli yang bukan penutur asli bahasa Inggris.

Namun tentu saja, tidak semua orang mendiskriminasi aksen. Jika tidak, orang-orang seperti Nelson Mandela yang paling terhormat dari Afrika Selatan, tidak akan pernah berhasil menjangkau dunia begitu sukses. Demikian pula, saya telah mendengar pidato yang kuat dari pembicara dari Perancis, RRC China, Taiwan ROC, India, dan bahkan Australia, semuanya dengan aksen bahasa Inggris yang kental tetapi tetap menyampaikan pidato yang kuat dan memperkaya.

Saya juga, memiliki pengalaman serupa ketika orang-orang lokal membantu saya menjangkau audiens mereka, dengan tidak mendiskriminasi kurangnya pemahaman saya atau berkomunikasi dalam bahasa mereka. Ketika saya berada di Tokyo, Jepang, untuk berbicara sebagai pembicara utama tentang keamanan Internet, ruangan itu dipenuhi oleh para eksekutif Jepang yang hanya dapat berbicara bahasa Inggris yang terbatas. Tetapi penyelenggara Jepang menciptakan stan terjemahan waktu nyata khusus dengan DUA penerjemah, yang menerjemahkan setiap kata saya secara waktu nyata, tanpa jeda sama sekali! Penonton bisa belajar dan menikmati sesi dengan saya, dan tertawa bersama saya. Dan satu-satunya bahasa Jepang yang saya bicarakan di sesi itu? “Konnichi wa” (selamat pagi) dan “Arigato gozaimasu” (terima kasih banyak).

Salinan di sini dan salinan di sana

Tirai turun, tepuk tangan telah berakhir, dan audiens Anda mengalir keluar dari ruang konferensi untuk menghabiskan makan siang prasmanan yang disajikan di luar. Konferensi ini sukses dan setiap peserta meminta bahan pembicara untuk dibawa pulang untuk dibaca. Sudahkah Anda melakukan uji tuntas?

Saat Anda membuat pidato, slide presentasi, dan transkrip tersedia, apakah Anda sudah mendapatkan hak penggunaan dan membayarnya? Beberapa orang mungkin berasumsi bahwa semua materi dapat digunakan selama pembicara menginjak panggung mereka, dan banyak yang tidak mendapatkan hak penggunaan yang tepat sebelum, selama, dan setelah acara (seperti sistem pengarsipan). Juga, distribusi ulang cenderung tidak boleh, kecuali Anda memiliki lisensi yang tepat. Meskipun klip sulih suara dari anggota Screen Actors Guild (SAG) Amerika akan memerlukan lisensi terpisah untuk digunakan di media yang berbeda, Anda harus memeriksa secara individu dengan setiap pembicara atau bakat, untuk memastikan bahwa Anda menghormati hak kekayaan intelektual mereka tidak hanya dalam hal memasukkan materi speaker mereka ke dalam binder untuk peserta, tetapi juga jika penggunaan tersebut oleh peserta Anda dengan jelas dijabarkan untuk mencegah distribusi ulang, penjualan kembali, atau penggunaan lain yang dilarang oleh speaker dan bakat Anda.

Apakah Anda air atau api?

Bahkan ketika lanskap persaingan tampaknya memaksa tangan kita begitu sering, kita tidak boleh mencoba menjadi agresif dan mengkompromikan standar bawaan kita sendiri.

Menurut Dao De Jing bab kedelapan (道德 經) oleh filsuf Cina kuno Lao Zi (老子), ada ungkapan yang secara longgar dapat diterjemahkan sebagai "kebaikan tertinggi seperti air". Air bermanfaat bagi semua orang tanpa bersaing memperebutkan kejayaan dengan manusia. Anda akan menemukan air sangat lentur dan mudah diatur, saat Anda mengalihkan aliran untuk mengairi tanaman, untuk menyalakan turbin, dan untuk membersihkan serta menyaringnya untuk minum dan makanan. Begitulah sifat air, yang memberi kehidupan, tanpa menarik terlalu banyak perhatian pada dirinya sendiri.

Jadi pertanyaannya setiap kali kompetisi menjadi panas dan berbahaya di atas bahu Anda, apakah Anda membalas seperti api, atau seperti air?

Hak Cipta © 2005 Seamus Phan. Hak cipta dilindungi.

Penulis: Dr Seamus Phan

Dr Seamus Phan adalah CTO dan Kepala Konten di McGallen & Bolden. Dia ahli dalam teknologi, strategi, branding, pemasaran, pelatihan kepemimpinan, dan manajemen krisis. Artikel ini mungkin muncul bersamaan di miliknya blog. Hubungkan LinkedIn. © 1984-2021 Seamus Phan et al.