Apa yang terjadi ketika sekelompok orang mengamuk dan tidak melakukan apa-apa, namun meributkan hal-hal mikroskopis yang tidak memberi nilai pada sebuah acara yang sukses, tetapi menghambat kesuksesannya? Apa yang harus dilakukan untuk memastikan acara yang sukses?

Beberapa waktu yang lalu, kami membantu perusahaan klien yang luar biasa menjangkau media untuk acara yang melibatkan kepribadian untuk menghiasi acara tersebut.

Kepribadian hidup sesuai dengan kepribadian publiknya, setiap sedikit pria sejati dan sangat membantu dalam segala hal untuk membuat wawancara media yang kami atur sukses. Dia senang bekerja sama dan kami memuji dia.

Sebaliknya, tim eksternal yang mengatur waktunya benar-benar membuat frustrasi. Setiap hal yang kami rencanakan dengan sempurna sering kali mengalami korsleting dan kami harus mengatur ulang hal-hal hanya agar sesuai dengan perubahan yang tidak berarti ini yang tidak memberikan apa-apa pada acara tersebut. Tim promosi ini juga membuat frustrasi semua orang dengan perilaku yang tidak pantas di arena komersial (dengan kata lain ramah).

Bahkan selama peluncuran media, mereka dengan kasar akan melangkah maju untuk mengesampingkan media dan klien kami, menunjukkan kurangnya pendidikan. Itu memalukan bagi diri mereka sendiri terutama, karena perhatian media tertuju pada perilaku buruk mereka.

Meskipun demikian, klien kami dan kami, sebagai profesional, mengatasi semua rintangan yang tidak perlu dan hanya mendorong dengan ramah untuk menyelesaikan acara media dengan sukses. Itu adalah kesuksesan besar mengingat semua kerja keras yang dilakukan klien dan perusahaan kami.

Proyek itu sebenarnya sangat sederhana. Tanggal kedatangan orang tersebut telah ditentukan. Tanggal keberangkatannya sudah ditentukan. Dia memiliki agenda kecil untuk mempromosikan mereknya dan kewajiban untuk dipenuhi. Tanggal-tanggal itu harus diisi dengan wawancara media yang baik. Setiap acara dan manajer proyek yang baik akan dengan mudah memperbaiki slot yang tersedia dan membiarkan semuanya selesai. Perencanaan acara dan publisitas promosi adalah hal terbaik yang diserahkan kepada para ahli dan orang-orang dengan atribut positif yang baik.

Apa hal terpenting yang perlu diperhatikan dalam perencanaan acara?

1. Pertahankan tampilan makro.
Peristiwa dan proyek tidak selalu linier, dan mungkin memiliki peristiwa cabang di sepanjang garis waktu, atau memiliki hubungan yang saling terkait. Perencana acara yang buruk sering kali memperbesar detail mikroskopis dan melupakan sebagian besar acara, menyebabkan kehancuran total untuk suatu acara, atau hanya pincang bersama dengan keputusan darurat yang membuang waktu dan sumber daya, dan membuat semua orang frustrasi. Manajer proyek yang baik harus dapat meningkatkan visinya jauh di atas keseluruhan proyek, melihat pada detail yang luas, garis waktu, sumber daya, dan kemudian mengalokasikan orang untuk menyelesaikan tugas secara mandiri. Peran seorang pemimpin pada saat ini adalah untuk memotivasi dan menginspirasi tim dan pemangku kepentingan untuk mencapai proyek, dan untuk mendorong dan membantu hanya untuk memperlancar alur kerja bersama dengan penyelesaian proyek atau acara yang sukses.

2. Berinvestasi dalam sistem manajemen proyek.
Terlalu sering, beberapa "perencana acara" yang tidak bersemangat ini gagal secara spektakuler karena mereka berusaha melakukan sesuatu dan membuat perubahan pada suatu acara atau proyek di sepanjang jalan tanpa memperhatikan garis waktu, sumber daya, dan orang. Mereka akan gagal. Untuk acara yang direncanakan dengan cerdas, ada kebutuhan untuk otomatisasi. Berinvestasi dalam sistem manajemen proyek yang baik dan sederhana yang dapat membantu tim Anda menyusun garis waktu, sumber daya material apa yang tersedia, sumber daya manusia apa yang dapat digunakan untuk bagian alur kerja apa, tanggal dan waktu apa yang menjadi tonggak pencapaian, target dan tujuan apa harus dipenuhi. Sistem manajemen proyek yang baik seharusnya tidak dibuat untuk ilmuwan roket dengan gelar doktor, tetapi mudah dipelajari dan digunakan setiap hari oleh orang-orang kita. Saya akan merekomendasikan sesuatu yang mirip dengan Basecamp, yang saya gunakan secara pribadi, atau sejenisnya Proyek Zoho or rencana. Dengan popularitas tablet dan ponsel cerdas, berinvestasilah dalam aplikasi yang tepat untuk disinkronkan dengan sistem manajemen proyek yang baik, dan Anda dapat menyimpan semuanya dalam bentuk kapal di mana pun atau kapan pun Anda berada. Tidak perlu menjadi gila di luar sana.

3. Pilih orang yang kompeten dan hormat.
Acara terkadang bisa menekan, dan ada banyak hal yang perlu diatur tanpa emosi dan kebodohan yang merusak alur kerja. Kompetensi adalah kuncinya, namun, untuk acara, Anda membutuhkan orang yang menghormati orang lain sebagai manusia, dan memiliki keterampilan sosial dan komunikasi. Kompetensi sulit ditemukan, jadi perhatikan baik-baik, lihat perlahan, dan putuskan dengan bijaksana ketika memilih orang yang merencanakan acara. Mereka dapat membuat atau menghancurkan acara Anda. Jika Anda tidak dapat menemukan semua kompetensi, pilihlah orang-orang yang memiliki perilaku sosial yang baik dan kepribadian yang positif, dan keterampilan orang-orang mereka akan dapat menghaluskan kekusutan kecil di sepanjang garis waktu proyek. Untuk orang-orang dengan kepribadian buruk yang akan mengganggu klien, mitra, media, atau pemangku kepentingan lainnya, segera singkirkan mereka. Mereka akan meracuni moral di seluruh tim atau organisasi, dan tidak memberikan nilai apa pun bagi organisasi Anda, dan dapat merusak reputasi perusahaan Anda karena orang-orang mewakili perusahaan tempat mereka bekerja. Pilih orang-orang yang ceria, pekerja keras, dan positif, dan setengah pertempuran dimenangkan.

Acara dan proyek bisa jadi suram, atau menyenangkan. Itu semua tergantung pada pola pikir Anda. Pertahankan pandangan positif dari semua hal, dan Anda dapat memiliki acara dan proyek yang sukses, dan terlebih lagi, dapatkan lebih banyak teman dan sekutu. Bagaimana Anda memandang dunia seringkali merupakan cerminan diri Anda sendiri. Mengapa tidak memberikan senyuman kepada orang lain jika Anda bisa, karena itu mungkin lebih berarti bagi orang lain?