Setelah memfasilitasi banyak pertemuan dan lokakarya selama bertahun-tahun, saya cukup beruntung mendapatkan ucapan terima kasih dari para peserta.

Salah satu pertanyaan yang sering diajukan peserta kepada saya adalah, "Bagaimana Anda menjadi fasilitator rapat yang begitu baik?" Bagaimanapun, memfasilitasi pertemuan adalah keterampilan penting yang diminta oleh manajer, pengusaha, pelatih, dan pemimpin masyarakat. Memang mudah untuk berbicara dengan suara keras, tetapi lebih sulit untuk membiarkan orang lain berbicara dengan bebas, bertukar ide, dan membantu menjembatani kesenjangan dan ketidaksesuaian, dan sampai pada keputusan yang dapat diterima bersama dalam kelompok.

Tindakan: Fasilitasi pertemuan dan lokakarya yang sukses

Jadi, bagaimana kita memfasilitasi pertemuan yang efektif? Kami menyebutnya LISTEN (Lose yourself, Introduction, Start casual, Tabulate, Encapsulate, and Notify after).

1) Kehilangan diri sendiri. Memfasilitasi pertemuan SANGAT berbeda dengan berbicara di atas panggung. Saat Anda berbicara di atas panggung, Anda menarik perhatian audiens ke arah Anda. Anda adalah pusat perhatian. Namun, saat Anda memfasilitasi pertemuan atau lokakarya, perhatian tertuju pada peserta, dan Anda hanyalah jembatan bagi peserta. Ini adalah tip paling ampuh yang dapat kami berikan sebagai fasilitator. Lepaskan ego Anda sendiri dan dengarkan baik-baik pertanyaan peserta Anda, dan segera arahkan mereka ke peserta yang tepat yang dapat menjawabnya. Ketika peserta Anda mengheningkan cipta, Anda mungkin menemukan cara untuk membuka pertanyaan dengan menyusunnya kembali menjadi bentuk yang lebih mudah dicerna dan dijawab.

2) pengantar. Sebelum rapat dimulai, minta peserta untuk memperkenalkan diri. Alih-alih hanya meminta mereka untuk memperkenalkan nama dan jabatan mereka, mintalah mereka memperkenalkan tetangga mereka. Ini akan menciptakan "pemecah kebekuan" instan dan meruntuhkan penghalang di antara peserta Anda. Banyak pemecah kebekuan berfokus pada pengenalan aspek komersial atau pekerjaan para peserta. Kami menyarankan agar peserta Anda memperkenalkan aspek-aspek yang kurang diketahui dari diri mereka atau tetangga mereka, seperti hobi atau minat yang tidak biasa. Ini mungkin berfungsi sebagai "trik bangun".

3) Mulailah dengan santai. Rapat adalah bisnis yang serius. Namun, memulai dengan catatan yang terlalu serius dapat menurunkan minat dan moral dengan cepat, dan menguras minat kolektif para peserta. Oleh karena itu, setelah semua orang berkenalan (atau berkenalan kembali), mulailah sesi dengan beberapa topik atau pertanyaan yang berhubungan jauh yang mungkin dianggap memprovokasi tetapi ringan hati. Misalnya, jika Anda berbicara tentang "bagaimana meningkatkan produktivitas dengan sumber daya terbatas" sebagai tema sentral, Anda dapat memulai sesi dengan pertanyaan "Apa hal terlucu yang Anda temui saat mengelola orang", dan beri peserta waktu 3 menit untuk bertukar pikiran. Mintalah peserta mempresentasikan “hal terlucu” mereka.

4) Mentabulasi. Rapat harus menarik, tidak hanya dengan suara, tetapi juga dengan visual. Orang lupa apa yang mereka katakan setelah beberapa waktu. Jika Anda memfasilitasi pertemuan, siapkan flipchart dan tulis poin-poin penting dari apa yang SEMUA peserta katakan saat Anda melanjutkan sesi. Ini akan membantu peserta Anda mengingat apa yang mereka katakan, serta membantu mereka fokus pada masalah utama yang Anda bantu hubungkan di antara peserta.

5) Enkapsulasi. Setelah setiap pertanyaan kunci, rangkum (rangkum) semua poin-poin penting yang diangkat oleh para peserta. Ini akan membantu mereka mengingat lebih baik apa yang dikemukakan semua orang, dalam hal masalah utama, dan cara yang disarankan untuk memecahkan masalah. Rangkum sebelum melanjutkan ke pertanyaan kunci berikutnya untuk diskusi terbuka. JANGAN biarkan pertanyaan demi pertanyaan berpindah terus, karena peserta akan cepat kehabisan tenaga. Ketika Anda merangkum setiap pertanyaan kunci dan poin-poin terkait oleh peserta, ini juga memungkinkan peserta untuk mengambil istirahat dan sedikit bersandar.

6) Memberitahu. Setelah rapat atau lokakarya selesai, usahakan untuk menyelesaikan notulen atau ringkasan dan meneruskan email ke semua peserta secepat mungkin. Anda tidak perlu bertele-tele dalam notulen Anda. Poin-poin sederhana dan item tindakan oleh peserta dalam format kolom (gunakan spreadsheet atau perangkat lunak pengolah kata) akan dihargai.

© BitZen
Ego adalah pedang bermata dua. Jika Anda membutuhkan pengaruh dan kepercayaan diri pada platform seperti pidato di panggung, ego Anda mungkin perlu tampil di depan agar terlihat meyakinkan dan menarik bagi audiens Anda. Namun, ego Anda perlu mengambil peran kedua untuk audiens Anda jika Anda memfasilitasi pertemuan, karena suara mereka yang perlu didengar, bukan suara Anda.

Ini adalah beberapa tulisan yang kami buat pada tahun 2003 (diterbitkan sebagai "DotZen", sebuah buku paperback yang dipublikasikan secara luas), dan kami mengekstrak beberapa yang masih relevan hingga saat ini, di bidang branding, pemasaran, penjualan, publisitas, dan peningkatan bisnis. Jika kami menemukan waktu di luar waktu membantu klien kami tumbuh dan beristirahat, kami akan mencoba menulis lagi.

Hak Cipta © 2003 Seamus Phan & Ter Hui Peng. Hak cipta dilindungi.