Ingat Raja Leonidas dan 300 Spartan pemberaninya? Kami juga berharap dapat menggalang produktivitas karyawan, di tengah kondisi ekonomi yang memburuk dan persaingan yang semakin ketat. Kami menyajikan beberapa ide untuk tim yang lebih produktif di tempat kerja.

Setelah bekerja di lingkungan bisnis besar dan kecil, saya akhirnya mantap menjalankan bisnis pengetahuan kecil sejak tahun 1990-an, dan tidak pernah menoleh ke belakang.

Ya, saya kadang-kadang memikirkan bekerja untuk bisnis besar, tetapi terus terang, kebebasan untuk menciptakan, berinovasi, menemukan, dan menjalankan, dalam bisnis kecil yang gesit, bekerja dengan klien yang beragam dan luar biasa, terbukti terlalu menarik bagi saya menyerah dengan mudah.

Ketika saya bekerja untuk bisnis besar dahulu kala, produktivitas sudah menjadi sesuatu yang kemudian diukur oleh kami, para karyawan. Dan beberapa dekade kemudian, produktivitas masih memainkan peran penting dalam mengukur kinerja karyawan. Kredensial mungkin penting bagi beberapa organisasi, tetapi karyawan yang rajin, produktif, dan positif akan selalu dihargai oleh atasan lebih dari orang yang hanya memiliki serangkaian kertas untuk dibingkai di dinding.

Jadi, apa sajakah saran yang mungkin saya berikan setelah puluhan tahun bekerja di kedua sisi pagar?

1) Rapat terstruktur. Rapat terkadang bisa menjadi buang-buang waktu jika salah urus. Dalam banyak pertemuan yang saya hadiri, pertemuan terburuk adalah pertemuan tanpa agenda dan batas waktu yang jelas. Pertemuan yang baik adalah di mana setiap pemangku kepentingan hadir tepat waktu, dengan agenda yang telah ditentukan untuk diikuti, dan batas waktu yang dipatuhi dengan patuh. Harus ada fasilitator pertemuan yang baik untuk memastikan setiap item dalam agenda dibahas segera, efisien, dan ditutup dengan benar. Akan sangat ideal jika semua pemangku kepentingan datang tepat waktu dan hadir sampai akhir keterlibatan mereka dalam pertemuan tanpa pulang lebih awal. Pertanyaan khas saya kepada mereka yang akan datang terlambat adalah, "Apakah Anda akan terlambat di bandara jika Anda mengejar penerbangan untuk liburan?"

2) Fokus laser pada tugas. Kami tidak pernah kehabisan tugas yang merupakan bagian dari pekerjaan kami. Pada hari kami kehabisan tugas, kami kehilangan pekerjaan. Oleh karena itu, kami selalu memiliki lebih banyak tugas daripada yang dapat kami tangani. Ini diharapkan. Masalah muncul ketika kita mencoba untuk menyulap piring tugas kita dan melupakan tugas, atau menjatuhkan segala sesuatu di lantai berantakan. Kita perlu mempertahankan fokus laser pada tugas yang ada, dan menetapkan batas waktu penyelesaian. Pemimpin harus menentukan tenggat waktu terakhir untuk tugas. Untuk karyawan yang lebih bersemangat, pemimpin dapat mendorong batasan dan karyawan seperti itu mampu menghadapi tantangan dan bahkan melampaui ekspektasi atasan mereka. Bagi orang lain, batas waktu yang masuk akal hendaknya ditetapkan, dan para pemimpin melacak kemajuan dan penyelesaian tugas mereka. Sistem penjadwalan dan manajemen proyek harus tersedia untuk tugas dan proyek yang kompleks.

3) Penggunaan email yang cerdas. Email adalah alat bisnis yang penting, tetapi izinkan kami mengingatkan karyawan bahwa email bukanlah pengunggah file atau alat obrolan. Email harus digunakan dengan cerdas, dengan tajuk subjek yang tepat, kutipan yang ditulis dengan ringkas, dan dipikirkan dengan baik melalui balasan dan konten, sehingga penerima tidak bingung dengan email tanpa judul subjek yang cerdas, konten email yang berantakan, atau lampiran yang sangat besar. Lampiran besar di luar satu atau dua megabita harus disajikan sebagai tautan di dalam email, sehingga penerima, terutama yang menggunakan sistem IMAP, tidak akan frustrasi mencoba mengunduh lampiran email berukuran besar. Didik karyawan untuk tidak pernah mengirim email dengan lampiran besar, dan terutama tidak pernah ke daftar sirkulasi besar dengan lampiran besar.

4) Penggunaan media sosial secara bijaksana. Beberapa perusahaan, yang merasa frustrasi dengan penggunaan media sosial yang “berkembang” di tempat kerja, telah membatasi penggunaannya. Media sosial seperti Facebook memiliki fungsi obrolan bawaan, sementara aplikasi perpesanan khusus seperti Skype juga berpotensi membuang waktu di tempat kerja jika tidak dikelola. Meskipun media sosial atau klien obrolan khusus dapat berguna dalam beberapa kasus, godaan untuk melewati batas dan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengobrol sangat nyata. Selain itu, banyak perusahaan juga mewaspadai aplikasi media baru karena ancaman keamanan, dan kemungkinan kebocoran informasi atau sumber daya tanpa pertanggungjawaban. Jadi, kecuali jika karyawan adalah manajer komunitas media sosial yang berdedikasi, atasan memiliki alasan yang baik untuk membatasi penggunaan media sosial.

5) Libatkan pemangku kepentingan melalui telepon. Telepon kantor tidak mati, meski muncul media sosial. Pertemuan tatap muka itu bagus, tetapi tidak selalu memungkinkan atau produktif, terutama jika cukup banyak orang yang terlibat. Ponsel dapat menghadirkan cara yang cepat dan produktif bagi dua orang atau lebih untuk berkomunikasi bersama. Tentu saja, kita tidak berbicara tentang mengobrol selama berjam-jam, tetapi menggunakan telepon kantor dapat membantu melibatkan pemangku kepentingan bersama, dan menyelesaikan tantangan atau pertanyaan dengan cepat. Email tindak lanjut atau pembaruan pada manajemen proyek atau platform atau sistem kolaborasi akan menjadi penting, sehingga konten panggilan telepon tidak dilupakan, dan tindakan perbaikan dan tindak lanjut dapat dilacak. Karyawan yang produktif dan disiplin tidak terpaku pada ponsel cerdas mereka sendiri untuk mengobrol, mengirim pesan, atau bermain game.

Karyawan yang produktif membuat bisnis yang menguntungkan. Berikut adalah dua saran tambahan yang saya pribadi sangat rasakan.

6) Istirahat yang cukup. Tidak ada manusia yang bisa pergi tanpa istirahat atau tidur. Ada beberapa yang mengklaim bahwa mereka membutuhkan sedikit tidur, menghabiskan terlalu banyak waktu online atau bermain game. Kenyataannya adalah bahwa tubuh kita membutuhkan tidur untuk memperbaiki dirinya sendiri, setelah kelelahan sehari-hari dan kerasnya pekerjaan yang baik dan berat seharian. Defisit tidur dapat menyebabkan penurunan produktivitas, serta membuat seseorang lebih rentan terhadap kesalahan. Anda tidak dapat memaksa seseorang untuk mendapatkan istirahat yang cukup di rumah – ini benar-benar disiplin pribadi.

7) Kesehatan dan Nutrisi. Selain istirahat, karyawan tetap produktif saat sehat. Sebagian besar dari kita bekerja berjam-jam dan tidak dapat menemukan kesempatan yang cukup untuk memasak di rumah atau berolahraga secara teratur. Mengilhami karyawan untuk tetap waspada pada nutrisi, vitamin, dan kebugaran mereka, dan mungkin memotivasi mereka untuk mempertahankan gaya hidup sehat.

Sama seperti kami yang terinspirasi oleh kisah Raja Leonidas dengan 300 prajurit Spartanya yang berdedikasi berperang melawan Persia kolosal di Pertempuran Thermopylae, kami juga, sebagai eksekutif bisnis, ingin menjaga tim "Spartan" kami di puncak produktivitas, berjuang sesuai, melawan gempuran pasar.