Dans le secteur acharné des réunions et des congrès, mis à l'écart par certaines entreprises clientes qui organisent des événements en interne, et l'économie toujours à la traîne, peut signifier que certains ou de nombreux coins ont tendance à être coupés lors de la vente ou du marketing auprès du public. Il semble que chaque industrie se concentre sur les chiffres et rien d'autre, qu'il s'agisse de chiffres de revenus ou de nombres de participants.

Cependant, la longévité dans cette entreprise signifie que vous devez vous respecter vous-même et votre organisation, et parfois, soit réduire votre nombre (en termes de revenus et de participants) juste pour créer un événement mémorable et respectable, plutôt qu'un événement aléatoire et peu méthodique que votre les participants, les orateurs et les sponsors aimeraient détester.

Tourner un conte et obtenir une vente?

L'une des principales préoccupations des planificateurs de réunions et des organisateurs de congrès est de savoir si de tels événements seront bien suivis ou non. Et comme l'économie de nos jours ne monte pas haut et fort, le besoin de restrictions financières est bien réel, et les planificateurs et les organisateurs ont tendance à se serrer la ceinture et à espérer le meilleur. Dans de telles circonstances, la publicité au-dessus de la ligne, traditionnellement le véhicule le plus cher, a tendance à être compromise en premier. Certains planificateurs imaginent que les relations publiques (relations publiques) peuvent être un substitut complet à la publicité au-dessus de la ligne, à un coût proche de zéro.

«Nous avons besoin de relations publiques! Pouvez-vous aller vendre notre événement aux journalistes et leur dire de nous donner une page complète dans les journaux? Aussi, demandez aux stations de radio d'annoncer au public pour inciter les gens à s'inscrire! » aboya un organisateur d'événements (histoire vraie).

Ou peut-être dans cette interprétation, "Allez et 'PR' avec les journalistes pour que nos ventes de congrès augmentent!"

Certains de ces planificateurs sont issus d'une solide carrière dans la vente et n'ont aucune connaissance des relations publiques, estimant qu'il ne s'agit que d'un autre véhicule publicitaire. Ils présenteraient quelque chose avec un penchant purement commercial, sans aucune considération pour la dimension éditoriale de la publication ou des médias. Certains iraient même jusqu'à demander des «critiques» avant la publication, sans se rendre compte que les éditoriaux ne passent PAS en revue vos critiques, à moins que vous ne les payiez comme un «publireportage» ou une publicité. N'oubliez pas qu'un publireportage peut ressembler un peu à un éditorial, mais ce n'est pas un éditorial et sera toujours écarté par les lecteurs par rapport à un éditorial objectif et impartial. Et n'essayez même pas d'étrangler votre agence de relations publiques pour qu'elle fasse des miracles pour raconter de grandes histoires, parce que les relations publiques consistent à dire la vérité telle qu'elle est, pas à raconter des histoires.

Est-ce un expert qui raconte ou vend?

Lors de l'organisation d'événements et de conférences, il est important de faire une distinction plus claire pour les publics potentiels, les différences dans les pistes et les présentations faites par les fournisseurs et les experts en contenu.

Les experts en contenu ont tendance à fournir un contenu plus complet, objectif et utilisable, tandis que les intervenants des fournisseurs, quel que soit leur objectif, devront rendre des comptes à leurs patrons et essayer de présenter leurs marchandises au public, aussi subtile soit-elle, et beaucoup pas si subtile. façons. Donc, dans le marketing des conférences, il est important d'essayer de séparer les vendeurs des vrais experts en contenu, en étiquetant peut-être les pistes des fournisseurs comme des pistes «sponsorisées», ou un autre surnom de fantaisie.

De plus, comme les vendeurs sont là pour pousser leurs marchandises, ils ne devraient pas être rémunérés, alors qu'il est toujours éthique de payer les experts en contenu, car les experts ont beaucoup moins d'agenda commercial que les vendeurs. Si vous avez un budget minime et que vous ne pouvez pas payer les orateurs en frais, envisagez un forfait équitable qui peut se présenter sous la forme de billets de conférence gratuits que les orateurs peuvent offrir à leurs clients, de repas spéciaux ou de cadeaux sponsorisés commercialement (utile ceux), et autres. Utilisez votre créativité.

Désolé tu ne parles pas ma langue

Malheureusement, certains organisateurs de réunions préfèrent les accents au fond. Par exemple, j'ai parfois vu des organisateurs de réunions abandonner des conférenciers très qualifiés et très appréciés de diverses régions du monde, pour le simple fait qu'ils ne parlent pas l'anglais «correctement accentué». De tels planificateurs préfèrent choisir des locuteurs natifs anglais, plutôt que la substance très engageante, les histoires de vie et les anecdotes inspirantes d'experts non anglophones.

Mais bien sûr, tout le monde ne discrimine pas les accents. Sinon, le plus honorable Nelson Mandela d'Afrique du Sud n'aurait jamais atteint le monde avec autant de succès. De même, j'ai entendu des discours puissants d'orateurs de France, de Chine RPC, de Taiwan ROC, d'Inde et même d'Australie, tous avec un anglais fortement accentué mais néanmoins prononcé des discours puissants et enrichissants.

Moi aussi, j'ai eu des expériences similaires lorsque la population locale m'a aidé à atteindre leur public, en ne discriminant pas mon manque de compréhension ou de communication dans leur langue. Lorsque j'étais à Tokyo, au Japon, pour parler en tant que conférencier principal sur la sécurité Internet, la salle était remplie de cadres japonais qui ne parlaient qu'un anglais limité. Mais les organisateurs japonais ont créé un stand spécial de traduction en temps réel avec DEUX traducteurs, qui ont traduit chaque mot de moi en temps réel, sans aucun décalage! Le public a pu apprendre et profiter de la session avec moi, et rire avec moi en tandem. Et le seul japonais que j'ai parlé lors de la session? «Konnichi wa» (bonjour) et «Arigato gozaimasu» (merci beaucoup).

Une copie ici et une copie là

Le rideau tombe, les applaudissements sont terminés et votre public sort de la salle de conférence pour terminer le déjeuner buffet servi à l'extérieur. La conférence a été un succès et chaque participant demandait du matériel de conférencier à rapporter à la maison pour une lecture. Avez-vous fait votre diligence raisonnable?

Lorsque vous mettez à disposition des discours, des diapositives de présentation et des transcriptions, avez-vous obtenu les droits d'utilisation et les avez-vous payés? Certains pourraient supposer que tous les matériaux sont utilisables tant que les orateurs montent sur leur scène, et beaucoup ne garantissent pas les droits d'utilisation appropriés avant, pendant et après les événements (tels que les systèmes d'archivage). En outre, la redistribution a tendance à être un non-non, à moins que vous n'ayez une licence appropriée. Tout comme les clips de voix off des membres de la Screen Actors Guild (SAG) of America nécessiteraient une licence distincte pour des utilisations dans différents médias, il est impératif de vérifier individuellement avec chaque orateur ou talent, pour vous assurer que vous respectez non seulement leurs droits de propriété intellectuelle. en termes d'inclusion de leurs matériaux de haut-parleur dans vos classeurs pour les participants, mais aussi si de telles utilisations par vos participants sont clairement énoncées pour empêcher la redistribution, la revente ou toute autre utilisation interdite par vos conférenciers et talents.

Êtes-vous de l'eau ou du feu?

Même lorsque le paysage concurrentiel semble nous forcer les mains très souvent, nous ne devrions jamais essayer de devenir combatifs et de compromettre nos propres normes innées.

Selon le huitième chapitre du Dao De Jing (道德 經) de l'ancien philosophe chinois Lao Zi (老子), il y a une phrase qui peut être traduite vaguement par «le bien ultime est comme l'eau». L'eau profite à tout le monde sans concourir pour la gloire avec les hommes. Vous trouverez l'eau extrêmement souple et gérable, lorsque vous détournez les cours d'eau pour irriguer les cultures, pour alimenter des turbines et pour la nettoyer et la filtrer pour la boire et la nourrir. Telle est la nature de l'eau, qui donne la vie, sans trop attirer l'attention sur elle-même.

Donc, la question chaque fois que la concurrence devient chaude et dangereuse sur vos épaules, réagissez-vous comme le feu ou comme l'eau?

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Dr Seamus Phan est le CTO et responsable du contenu chez McGallen & Bolden. Il est un expert en technologie, stratégie, image de marque, marketing, formation au leadership et gestion de crise. Cet article peut apparaître simultanément sur son blog. Connectez-vous sur LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et coll. Tous les droits sont réservés.