Ayant animé de nombreuses réunions et ateliers au fil des ans, j'ai eu la chance de recueillir les remerciements des participants.

L'une des questions que les participants m'ont fréquemment posées était: «Comment êtes-vous devenu un si bon facilitateur de réunion?» Après tout, animer des réunions est une compétence importante exigée des gestionnaires, des entrepreneurs, des formateurs et des leaders communautaires. Il est facile de parler à haute voix, mais il est plus difficile de permettre aux autres de parler librement, d'échanger des idées, d'aider à combler les lacunes et les divergences, et de parvenir à une décision mutuellement acceptable dans le groupe.

Actions: Animation réussie des réunions et des ateliers

Alors, comment pouvons-nous faciliter des réunions efficaces? Nous l'appelons LISTEN (Perdez-vous, Introduction, Commencez occasionnellement, Tabulez, Encapsulez et Notifiez après).

1) Vous perdre. Faciliter une réunion est TRÈS différent de parler sur scène. Lorsque vous parlez sur scène, vous attirez l'attention du public vers vous. Vous êtes le centre d'attention. Cependant, lorsque vous animez une réunion ou un atelier, l'attention se porte sur les participants et vous n'êtes qu'un pont pour les participants. C'est le conseil le plus puissant que nous puissions fournir en tant qu'animateurs. Lâchez votre ego et écoutez attentivement les questions de vos participants, et dirigez-les immédiatement vers les bons participants qui peuvent y répondre. Lorsque vos participants réduisent le silence, vous pouvez trouver des moyens d'ouvrir les questions en les reformulant sous des formes plus digestes et plus faciles à répondre.

2) Introduction. Avant le début d'une réunion, demandez à vos participants de se présenter. Au lieu de simplement leur demander de présenter leurs noms et intitulés de poste, demandez-leur plutôt de présenter leurs voisins. Cela créera un «brise-glace» instantané et fera tomber les barrières entre vos participants. De nombreux brise-glaces se concentrent sur l'introduction des aspects commerciaux ou professionnels des participants. Nous suggérons que vos participants présentent des aspects moins connus d'eux-mêmes ou de leurs voisins, tels que des passe-temps ou des intérêts inhabituels. Cela peut servir de «truc de réveil».

3) Commencez occasionnellement. Les réunions sont des affaires sérieuses. Cependant, commencer sur une note trop sérieuse peut rapidement faire baisser l'intérêt et le moral des participants et saper l'intérêt collectif des participants. Par conséquent, après avoir familiarisé tout le monde (ou re-familiarisé), commencez la session avec un sujet ou une question à distance qui peut susciter la réflexion mais qui est léger. Par exemple, si vous parlez de «comment augmenter la productivité avec des ressources limitées» comme thème central, vous pouvez commencer la session avec la question «Quelle est la chose la plus amusante que vous ayez rencontrée lors de la gestion des personnes», et donner aux participants 3 minutes pour idée de génie. Demandez aux participants de présenter leur «truc le plus drôle».

4) Tabuler. Les réunions doivent être engageantes, non seulement par la voix, mais également par les éléments visuels. Les gens oublient ce qu'ils ont dit après un certain temps. Si vous animez des réunions, préparez un flipchart et notez les puces de ce que TOUS les participants ont dit pendant que vous avancez dans la session. Cela aidera vos participants à se souvenir de ce qu'ils ont dit et les aidera à se concentrer sur les questions clés que vous aidez à établir des liens entre les participants.

5) Encapsuler. Après chaque question clé, résumez (résumez) tous les points clés soulevés par les participants. Cela les aidera à mieux se souvenir de ce que tout le monde a soulevé, en termes de préoccupations clés, et de moyens suggérés pour résoudre les problèmes. Encapsulez avant de passer à la question clé suivante pour une discussion ouverte. Ne laissez PAS la question après la question avancer et continuer, car les participants s'épuisent rapidement. Lorsque vous résumez chaque question clé et les puces associées par les participants, cela permet également aux participants de prendre une pause et de se pencher un peu en arrière.

6) Notifier. Une fois la réunion ou l'atelier terminé, essayez de terminer le compte rendu ou le résumé et de le transmettre par courrier électronique à tous les participants dès que possible. Vous n'avez pas besoin d'être verbeux dans vos minutes. Des puces simples et des éléments d'action par les participants dans un format de colonne (utiliser une feuille de calcul ou un logiciel de traitement de texte) seront appréciés.

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L'ego est une épée à double tranchant. Si vous avez besoin d'impact et de confiance sur une plate-forme telle qu'un discours sur scène, votre ego devra peut-être passer au premier plan pour paraître convaincant et convaincant pour votre public. Cependant, votre ego doit apporter un second violon à votre public si vous facilitez une réunion, car ce sont leurs voix qui doivent être entendues, pas la vôtre.

Voici quelques écrits que nous avons rédigés en 2003 (publiés sous le nom de «DotZen», un livre de poche qui a été largement diffusé), et nous en avons extrait certains qui sont toujours d'actualité, dans les domaines de l'image de marque, du marketing, des ventes, de la publicité et de l'amélioration des affaires. Si nous trouvons du temps en dehors de celui d'aider nos clients à grandir et à se reposer, nous essaierons d'écrire un peu plus.

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Dr Seamus Phan est le CTO et responsable du contenu chez McGallen & Bolden. Il est un expert en technologie, stratégie, image de marque, marketing, formation au leadership et gestion de crise. Cet article peut apparaître simultanément sur son blog. Connectez-vous sur LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et coll. Tous les droits sont réservés.