Slideshare ajouté (Janvier 2021)! Vous vous souvenez du roi Léonidas et de ses 300 courageux Spartiates? Nous aussi, nous espérons rallier la productivité des employés, au milieu de la détérioration de l'économie et de la concurrence croissante. Nous présentons quelques idées pour une équipe plus productive sur le lieu de travail.

Diaporama (janvier 2021)


Ayant travaillé dans des environnements commerciaux petits et grands, je me suis finalement installé dans la gestion d'une petite entreprise du savoir depuis les années 1990, et je n'ai jamais regardé en arrière.

Oui, je nourris une pensée occasionnelle sur le fait de travailler pour une grande entreprise, mais franchement, la liberté de créer, d'innover, d'inventer et d'exécuter, dans une petite entreprise agile, travaillant avec des clients diversifiés et merveilleux, s'est avérée beaucoup trop engageante pour moi d'abandonner facilement.

Lorsque je travaillais pour de grandes entreprises il y a longtemps, la productivité était déjà quelque chose qui mesurait alors les employés. Et des décennies plus tard, la productivité joue toujours un rôle central dans la mesure de la performance des employés. Les informations d'identification peuvent être importantes pour certaines organisations, mais un employé diligent, productif et positif sera toujours chéri par les patrons plus que celui qui a simplement une série de papiers à encadrer sur le mur.

Alors, quelles suggestions pourrais-je présenter après des décennies de travail des deux côtés de la clôture?

1) Réunions structurées. Les réunions peuvent parfois être une terrible perte de temps si elles sont mal gérées. Dans de nombreuses réunions auxquelles j'ai assisté, les pires réunions sont celles sans ordre du jour bien défini et sans limite de temps. Une bonne réunion est où chaque partie prenante est présente à l'heure, avec un ordre du jour prédéfini à suivre et une limite de temps scrupuleusement respectée. Il devrait y avoir un bon facilitateur de réunion pour s'assurer que chaque point à l'ordre du jour est discuté rapidement, efficacement et correctement clos. L'idéal serait que toutes les parties prenantes se présentent à l'heure et y assistent jusqu'à la fin de leur participation à la réunion sans quitter tôt. Ma question typique à ceux qui se présenteraient en retard est: "Seriez-vous en retard à l'aéroport si vous prenez un vol pour des vacances?"

2) Focus laser sur les tâches. Nous ne sommes jamais à court de tâches qui font partie de notre travail. Le jour où nous sommes à court de tâches, nous sommes sans emploi. Par conséquent, nous avons toujours plus de tâches que nous ne pouvons en gérer. Ceci est attendu. Le problème surgit lorsque nous essayons de jongler avec notre assiette de tâches et de perdre de vue les tâches, ou de tout laisser tomber sur le sol en pagaille. Nous devons maintenir une concentration laser sur la tâche à accomplir et fixer un délai pour l'achèvement. Les dirigeants doivent définir des délais ultimes pour les tâches. Pour les employés plus motivés, les dirigeants peuvent repousser les limites et ces employés relèvent le défi et même dépassent les attentes de leurs patrons. Pour d'autres, un délai raisonnable doit être établi et les dirigeants suivent leur progression et l'achèvement des tâches. Un système de planification et de gestion de projet doit être en place pour les tâches et projets complexes.

3) Utilisation intelligente du courrier électronique. Le courrier électronique est un outil commercial important, mais rappelons aux employés que le courrier électronique n'est pas un outil de téléchargement de fichiers ni un outil de chat. Les e-mails doivent être utilisés de manière intelligente, avec des en-têtes d'objet appropriés, des extraits rédigés de manière succincte et correctement réfléchis à travers les réponses et le contenu, afin que les destinataires ne soient pas déconcertés par les e-mails sans en-têtes d'objet intelligents, avec un contenu d'e-mail désordonné ou des pièces jointes volumineuses. Les pièces jointes volumineuses au-delà d'un mégaoctet ou deux doivent être présentées sous forme de liens dans l'e-mail, afin que le destinataire, en particulier ceux des systèmes IMAP, ne soit pas frustré d'essayer de télécharger d'énormes pièces jointes. Apprenez aux employés à ne jamais envoyer de courrier avec de grandes pièces jointes, et surtout jamais à de grandes listes de diffusion avec de grandes pièces jointes.

4) Utilisation judicieuse des médias sociaux. Certaines entreprises, frustrées par l'utilisation «en plein essor» des médias sociaux sur le lieu de travail, ont réprimé leur utilisation. Les médias sociaux tels que Facebook ont ​​des fonctions de chat intégrées, tandis que les applications de messagerie dédiées telles que Skype peuvent également être des pertes de temps sur le lieu de travail si elles ne sont pas gérées. Bien que les médias sociaux ou les clients de chat dédiés puissent être utiles dans certains cas, la tentation de dépasser les limites et de passer trop de temps à discuter est bien réelle. De plus, de nombreuses entreprises se méfient également des nouvelles applications multimédias en raison des menaces de sécurité et de la possibilité de fuite d'informations ou de ressources sans responsabilité. Ainsi, à moins que les employés ne soient des gestionnaires de communauté dévoués aux médias sociaux, les patrons ont de bonnes raisons de limiter l'utilisation des médias sociaux.

5) Impliquez les parties prenantes par téléphone. Le téléphone de bureau n'est pas mort, malgré l'émergence des médias sociaux. Les réunions en face à face sont excellentes, mais pas toujours possibles ou productives, surtout si de nombreuses personnes sont impliquées. Le téléphone peut présenter un moyen rapide et productif pour deux personnes ou plus de communiquer ensemble. Bien sûr, nous ne parlons pas de bavarder pendant des heures, mais l'utilisation du téléphone de bureau peut aider à mobiliser les parties prenantes et à résoudre rapidement les problèmes ou les requêtes. Un e-mail de suivi ou des mises à jour sur une plate-forme ou un système de gestion de projet ou de collaboration serait important, afin que le contenu de l'appel téléphonique ne soit pas oublié et que les actions correctives et de suivi puissent être suivies. Les employés productifs et disciplinés ne sont pas collés à leur propre smartphone pour les chats, les messages ou les jeux.

Les employés productifs font des entreprises rentables. Voici deux suggestions supplémentaires qui me tiennent personnellement à cœur.

6) Repos suffisant. Aucun être humain ne peut se passer de repos ou de sommeil. Certains prétendent avoir besoin de peu de sommeil, passer beaucoup trop de temps en ligne ou jouer à des jeux. La réalité est que notre corps a besoin de sommeil pour se réparer, après l'usure quotidienne et les rigueurs d'une bonne et dure journée de travail. Le déficit de sommeil peut entraîner une baisse de la productivité et rendre une personne plus sujette aux erreurs. Vous ne pouvez pas forcer quelqu'un à se reposer suffisamment à la maison - c'est vraiment une discipline personnelle.

7) Santé et nutrition. Outre le repos, les employés restent productifs lorsqu'ils sont en bonne santé. La plupart d'entre nous travaillons de longues heures et ne trouvons pas suffisamment d'occasions de cuisiner à la maison ou de faire de l'exercice régulièrement. Incitez les employés à rester vigilants sur leur alimentation, leurs vitamines et leur forme physique, et peut-être les motiver à maintenir un mode de vie sain.

Tout comme nous sommes inspirés par l'histoire du roi Léonidas avec ses 300 Spartiates dévoués combattant les colossaux Perses lors de la bataille des Thermopyles, nous aussi, en tant que chefs d'entreprise, souhaitons maintenir notre équipe de «Spartiates» au sommet de la productivité, se battre en forme, contre les assauts du marché.