En la industria feroz de reuniones y convenciones, marginada por algunas empresas clientes que llevan eventos internos, y la economía siempre rezagada, puede significar que algunos o muchos rincones tienden a cortarse al vender o comercializar al público. Parece que todas las industrias se enfocan en números y nada más, ya sean números de ingresos o números de asistentes.

Sin embargo, la longevidad en este negocio significa que debe respetarse a sí mismo y a su organización y, a veces, reducir su número (en términos de ingresos y asistentes) solo para crear un evento memorable y respetable, en lugar de un evento fortuito y descuidado que su a los asistentes, oradores y patrocinadores les encantaría odiar.

¿Gira un cuento y consigue una venta?

Una de las principales preocupaciones de los planificadores de reuniones y los organizadores de convenciones es si dichos eventos contarán con una buena asistencia o no. Y dado que la economía en estos días no está en plena forma, la necesidad de restricción financiera es muy real, y los planificadores y organizadores tienden a apretarse el cinturón y esperar lo mejor. En tales circunstancias, la publicidad por encima de la línea, tradicionalmente el vehículo más caro, tiende a verse comprometida primero. Algunos planificadores imaginan que las relaciones públicas (relaciones públicas) pueden ser un sustituto completo de la publicidad por encima de la línea, con un costo cercano a CERO.

“¡Necesitamos algo de relaciones públicas! ¿Puedes ir a vender nuestro evento a los periodistas y decirles que nos den un artículo de página completa en los periódicos? Además, ¡haga que las estaciones de radio anuncien al público para que la gente se registre! " ladró un planificador de eventos (historia real).

O tal vez en esta versión, "¡Vaya y 'PR' con los periodistas para que nuestras ventas de la convención aumenten!"

Algunos de esos planificadores han surgido de una sólida carrera en ventas y no tienen conocimiento de relaciones públicas, creyendo que es simplemente otro vehículo publicitario. Lanzarían algo con una inclinación pura a las ventas, sin tener en cuenta la inclinación editorial de la publicación o los medios. Algunos irían tan lejos como para solicitar "reseñas" antes de la publicación, sin darse cuenta de que las editoriales NO pasan por sus reseñas, a menos que usted las pague como un "publirreportaje" o un anuncio. Recuerde, un publirreportaje puede parecerse a un editorial, pero no es un editorial, y los lectores siempre lo descartarán en comparación con un editorial objetivo e imparcial. Y ni siquiera intente estrangular a su agencia de relaciones públicas para que haga milagros y cuente historias fantásticas, porque las relaciones públicas se tratan de decir la verdad tal como es, no de contar historias.

¿Es un experto el que cuenta o vende?

Al organizar eventos y conferencias, es importante hacer una distinción más clara para las audiencias potenciales, las diferencias en las pistas y presentaciones realizadas por proveedores y expertos en contenido.

Los expertos en contenido tienden a proporcionar contenido más completo, objetivo y utilizable, mientras que los oradores de los proveedores, sin importar cuán objetivos sean, tendrán que rendir cuentas a sus jefes y tratar de presentar sus productos a la audiencia, por muy sutil que sea, y muchos, no tan sutil formas. Por lo tanto, en el marketing de conferencias, es importante intentar separar a los proveedores de los verdaderos expertos en contenido, quizás etiquetando las pistas de los proveedores como pistas “patrocinadas” o algún otro apodo elegante.

Además, dado que los proveedores están allí para promocionar sus productos, no deben ser compensados, aunque siempre es ético pagar a los expertos en contenido, ya que los expertos tienen una agenda mucho menos comercial que los proveedores. Si tiene un presupuesto muy reducido y no puede pagar a los oradores en concepto de honorarios, considere un paquete equitativo que puede venir en forma de boletos gratuitos para conferencias para que los oradores de contenido les den a sus clientes, comidas especiales o algunos obsequios patrocinados comercialmente (útil unos), y tal. Usa tu creatividad.

Lo siento, no hablas mi idioma

Lamentablemente, también hay algunos organizadores de reuniones que prefieren elegir los acentos en lugar de la sustancia. Por ejemplo, a veces he observado que los organizadores de reuniones dejan a oradores de contenido muy calificados y de gran prestigio de diversas partes del mundo, por el simple hecho de que no hablan inglés con el "acento adecuado". Dichos planificadores prefieren elegir hablantes nativos de inglés, en lugar de la sustancia altamente atractiva, las historias de vida y las anécdotas inspiradoras de los expertos que no hablan inglés.

Pero, por supuesto, no todo el mundo discrimina los acentos. De lo contrario, personas como el más honorable Nelson Mandela de Sudáfrica nunca se habrían acercado con tanto éxito al mundo. Del mismo modo, he escuchado poderosos discursos de oradores de Francia, China, República Popular China, Taiwán, India e incluso Australia, todos con un inglés muy acentuado pero que, no obstante, dieron discursos poderosos y enriquecedores.

Yo también tuve experiencias similares cuando la gente local me ayudó a llegar a su audiencia, sin discriminar mi falta de comprensión o comunicarme en su idioma. Cuando estuve en Tokio, Japón, para hablar como orador principal sobre seguridad en Internet, la sala estaba llena de ejecutivos japoneses que solo podían hablar un inglés limitado. Pero los organizadores japoneses crearon una cabina de traducción especial en tiempo real con DOS traductores, que tradujeron cada palabra mía en tiempo real, ¡sin ningún retraso! El público pudo aprender y disfrutar de la sesión conmigo y reírse conmigo al mismo tiempo. ¿Y el único japonés que hablé en la sesión? “Konnichi wa” (buenos días) y “Arigato gozaimasu” (muchas gracias).

Una copia aquí y una copia allá

Se cae el telón, se acaban los aplausos y el público está saliendo de la sala de conferencias para terminar el almuerzo buffet que se sirve afuera. La conferencia fue un éxito y todos los asistentes pidieron materiales para los oradores para llevarlos a casa para leerlos. ¿Ha hecho su debida diligencia?

Cuando pone a disposición discursos, diapositivas de presentación y transcripciones, ¿ha obtenido los derechos de uso y los ha pagado? Algunos pueden suponer que todos los materiales son utilizables siempre que los oradores suban al escenario, y muchos no aseguran los derechos de uso adecuados antes, durante y después de los eventos (como los sistemas de archivo). Además, la redistribución tiende a ser un no-no, a menos que tenga la licencia adecuada. Por mucho que los clips de voz en off de miembros del Screen Actors Guild (SAG) de Estados Unidos requerirían licencias separadas para su uso en diferentes medios, es imperativo que verifique individualmente con cada orador o talento, para asegurarse de respetar sus derechos de propiedad intelectual no solo en términos de incluir los materiales de los oradores en sus carpetas para los asistentes, pero también si dichos usos por parte de sus asistentes están claramente detallados para evitar la redistribución, reventa o cualquier otro uso prohibido por sus oradores y talentos.

¿Eres agua o fuego?

Incluso cuando el panorama competitivo parece forzar nuestras manos muy a menudo, nunca deberíamos intentar ser combativos y comprometer nuestros propios estándares innatos.

Según el octavo capítulo de Dao De Jing (道德 經) del antiguo filósofo chino Lao Zi (老子), hay una frase que puede traducirse libremente como “el bien supremo es como el agua”. El agua beneficia a todos sin competir por la gloria con los hombres. Descubrirá que el agua es extremadamente flexible y manejable cuando desvíe los arroyos para regar los cultivos, para impulsar las turbinas y para limpiarla y filtrarla para beber y sustentar. Tal es la naturaleza del agua, que da vida, sin llamar demasiado la atención.

Entonces, la pregunta cada vez que la competencia se pone caliente y peligrosa sobre tus hombros, ¿tomas represalias como el fuego o como el agua?

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Dr Seamus Phan es el director de tecnología y jefe de contenido de McGallen & Bolden. Es experto en tecnología, estrategia, branding, marketing, capacitación en liderazgo y manejo de crisis. Este artículo puede aparecer simultáneamente en su blog. Conectarse LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et al. Todos los derechos reservados.