¿Qué sucede cuando un grupo de personas se vuelven locas sin hacer nada en realidad y, sin embargo, se preocupan por cosas microscópicas que no dan valor a un evento exitoso, pero obstaculizan su éxito? ¿Qué hacer para garantizar un evento exitoso?

Hace algún tiempo, ayudamos a una maravillosa empresa cliente a comunicarse con los medios de comunicación para un evento que involucró a una personalidad para adornar el evento.

La personalidad estuvo a la altura de su personalidad pública, todo un verdadero caballero y tremendamente útil en todos los sentidos para hacer que las entrevistas con los medios que organizamos fueran un éxito. Fue un placer trabajar con él y lo aplaudimos.

Por el contrario, trabajar con el equipo externo que administraba su tiempo era una frustración total. Todo lo que planeamos impecablemente a menudo sufría un cortocircuito y tuvimos que reorganizar las cosas para adaptarse a estos cambios sin sentido que no aportaron nada al evento. Este equipo de promoción frustró a todos también con modales impropios en un ámbito comercial (para decirlo amablemente).

Incluso durante el lanzamiento de los medios de comunicación, se adelantaron groseramente para dejar de lado a los medios de comunicación y a nuestro cliente, traicionando una completa falta de educación. Fue especialmente vergonzoso para ellos mismos, ya que la atención de los medios se centró en sus malos modales.

No obstante, nuestro cliente y nosotros, como profesionales, superamos todos los obstáculos innecesarios y simplemente seguimos adelante cordialmente para completar con éxito el evento mediático. Fue un gran éxito dado todo el arduo trabajo que hicieron nuestro cliente y nuestra firma.

El proyecto fue realmente simple. Se fijó la fecha de llegada de la personalidad. Su fecha de salida fue fijada. Tenía una pequeña agenda para promocionar su marca y una obligación que cumplir. Las fechas debían estar llenas de buenas entrevistas con los medios. Cualquier buen gerente de eventos y proyectos habría arreglado fácilmente los espacios disponibles y permitiría que las cosas concluyeran. La planificación de eventos y la publicidad promocional son cosas que es mejor dejar a los verdaderos expertos y personas con buenos atributos positivos.

¿Cuáles son las cosas más importantes a tener en cuenta en la planificación de eventos?

1. Mantenga una vista macro.
Los eventos y proyectos no son necesariamente lineales y pueden tener eventos ramificados a lo largo de la línea de tiempo o tener relaciones interrelacionadas. Un planificador de eventos deficiente a menudo se enfoca en detalles microscópicos y olvida la mayor parte del evento, lo que da lugar a un colapso total de un evento, o simplemente cojea junto con decisiones improvisadas que desperdician tiempo y recursos, y frustran a todos. Un buen gerente de proyecto debe poder elevar su visión por encima de todo el proyecto, observar los detalles generales, los plazos, los recursos y luego asignar personas para completar las tareas de forma independiente. El papel de un líder en este punto es motivar e inspirar al equipo y a las partes interesadas a lograr el proyecto, y alentar y echar una mano simplemente para suavizar el flujo de trabajo hacia la conclusión exitosa del proyecto o evento.

2. Invierta en un sistema de gestión de proyectos.
Con demasiada frecuencia, algunos de estos “planificadores de eventos” mediocres fracasan espectacularmente porque intentan hacer cosas y realizar cambios en un evento o proyecto a lo largo del camino sin tener en cuenta la línea de tiempo, los recursos y las personas. Fallarán. Para un evento planificado de manera inteligente, existe la necesidad de automatización. Invierta en un sistema de gestión de proyectos bueno y simple que pueda ayudar a su equipo a establecer el cronograma, qué recursos materiales disponibles están disponibles, qué capital humano se puede utilizar para qué partes del flujo de trabajo, qué fechas y horas son hitos, qué metas y objetivos deben cumplirse. Un buen sistema de gestión de proyectos no debe estar diseñado para científicos espaciales con títulos de doctorado, sino que nuestra gente debe aprenderlo y utilizarlo a diario con facilidad. Recomendaría algo parecido a Campamento base, que yo personalmente uso, o los gustos de Zoho Projects or Llano. Con la popularidad de las tabletas y los teléfonos inteligentes, invierta en las aplicaciones adecuadas para sincronizarlas con un buen sistema de gestión de proyectos y podrá mantener todo en perfecto estado donde y cuando sea que esté. No hay necesidad de volverse loco ahí fuera.

3. Elija personas competentes y respetuosas.
A veces, los eventos pueden ser presionantes y hay muchas cosas que deben organizarse sin que las emociones y la estupidez dañen el flujo de trabajo. La competencia es clave y, sin embargo, para los eventos, necesita personas que sean respetuosas con los demás como personas y que tengan habilidades sociales y de comunicación. La competencia es difícil de encontrar, por lo tanto, mire con cuidado, mire lentamente y decida con sensatez al elegir a las personas que planean eventos. Ellos pueden hacer o deshacer su evento. Si no puede encontrar todas las competencias, elija personas que tengan buenos modales sociales y personalidades positivas, y sus habilidades con las personas podrán suavizar pequeños problemas a lo largo de la línea de tiempo del proyecto. Para las personas con personalidades desagradables que se enfurecerían con los clientes, socios, medios de comunicación u otras partes interesadas, elimínelas de inmediato. Envenenarían la moral de todo el equipo u organización, no le darían ningún valor a su organización y podrían dañar su reputación corporativa porque las personas representan a la empresa para la que trabajan. Elija personas alegres, trabajadoras y positivas, y la mitad de la batalla estará ganada.

Los eventos y proyectos pueden ser aburridos o divertidos. Todo depende de tu forma de pensar. Mantenga una visión positiva de todas las cosas y podrá tener eventos y proyectos exitosos y, lo que es más, hacer más amigos y aliados. La forma en que percibes el mundo es a menudo un reflejo de ti mismo. ¿Por qué no regalar una sonrisa a otra persona cuando puedas, porque puede significar mucho más para los demás?

Dr Seamus Phan es el director de tecnología y jefe de contenido de McGallen & Bolden. Es experto en tecnología, estrategia, branding, marketing, capacitación en liderazgo y manejo de crisis. Este artículo puede aparecer simultáneamente en su blog. Conectarse LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et al. Todos los derechos reservados.