¿Recuerdas al rey Leónidas y sus 300 valientes espartanos? Nosotros también esperamos incrementar la productividad de los empleados, en medio del deterioro de la economía y la escalada de la competencia. Presentamos algunas ideas para un equipo más productivo en el lugar de trabajo.

Después de haber trabajado en entornos empresariales grandes y pequeños, finalmente me instalé en una pequeña empresa del conocimiento desde la década de 1990, y nunca miré hacia atrás.

Sí, tengo un pensamiento ocasional sobre trabajar para una gran empresa, pero, francamente, la libertad de crear, innovar, inventar y ejecutar, en una pequeña empresa ágil, trabajando con diversos y maravillosos clientes, resultó demasiado atractiva para que me rindiera fácilmente.

Cuando trabajaba para grandes empresas, la productividad ya era algo por lo que los empleados nos medíamos. Y décadas después, la productividad sigue desempeñando un papel fundamental en la medición del desempeño de los empleados. Las credenciales pueden ser importantes para algunas organizaciones, pero un empleado diligente, productivo y positivo siempre será atesorado por los jefes más que uno que simplemente tiene una serie de papeles para enmarcar en la pared.

Entonces, ¿cuáles son algunas sugerencias que podría presentar después de décadas de trabajar en ambos lados de la valla?

1) Reuniones estructuradas. Las reuniones a veces pueden ser una terrible pérdida de tiempo si se gestionan mal. En muchas reuniones a las que he asistido, las peores reuniones son aquellas sin una agenda bien definida y un límite de tiempo. Una buena reunión es donde todas las partes interesadas están presentes a tiempo, con una agenda predefinida a seguir y un límite de tiempo cumplido debidamente. Debe haber un buen facilitador de reuniones para garantizar que todos los puntos de la agenda se discutan con prontitud, eficacia y se cierren correctamente. Sería ideal que todas las partes interesadas se presenten a tiempo y asistan hasta el final de su participación en la reunión sin salir temprano. Mi pregunta típica para quienes llegan tarde es: "¿Llegaría tarde al aeropuerto si toma un vuelo para pasar las vacaciones?"

2) Enfoque láser en tareas. Nunca nos quedamos sin tareas que forman parte de nuestro trabajo. El día que nos quedemos sin tareas, nos quedamos sin trabajo. Por lo tanto, siempre tenemos más tareas de las que podemos manejar. Se esperaba esto. El problema surge cuando intentamos hacer malabarismos con nuestro plato de tareas y las perdemos de vista, o dejamos caer todo al suelo en ruinas. Necesitamos mantener un enfoque láser en la tarea en cuestión y establecer un límite de tiempo para completarla. Los líderes deben definir los plazos finales para las tareas. Para los empleados más motivados, los líderes pueden traspasar los límites y dichos empleados están a la altura del desafío e incluso superan las expectativas de sus jefes. Para otros, se debe establecer un límite de tiempo razonable y los líderes hacen un seguimiento de su progreso y finalización de las tareas. Debe existir un sistema de programación y gestión de proyectos para tareas y proyectos complejos.

3) Uso inteligente del correo electrónico. El correo electrónico es una herramienta comercial importante, pero recordemos a los empleados que el correo electrónico no es un cargador de archivos ni una herramienta de chat. El correo electrónico debe usarse de manera inteligente, con encabezados de asunto adecuados, extractos escritos de manera sucinta y respuestas y contenido debidamente pensados, para que los destinatarios no se queden desconcertados con los correos electrónicos sin encabezados de asunto inteligentes, contenido de correo electrónico desordenado o archivos adjuntos enormes. Los archivos adjuntos grandes más allá de uno o dos megabytes deben presentarse como enlaces dentro del correo electrónico, para que el destinatario, especialmente aquellos en sistemas IMAP, no se sientan frustrados al intentar descargar archivos adjuntos enormes. Eduque a los empleados para que nunca envíen correos con archivos adjuntos grandes, y especialmente nunca a listas de gran circulación con archivos adjuntos grandes.

4) Uso juicioso de las redes sociales. Algunas empresas, frustradas por el uso “creciente” de las redes sociales en el lugar de trabajo, han restringido su uso. Las redes sociales como Facebook tienen funciones de chat integradas, mientras que las aplicaciones de mensajería dedicadas como Skype también pueden ser una pérdida de tiempo en el lugar de trabajo si no se administran. Aunque las redes sociales o los clientes de chat dedicados pueden ser útiles en algunos casos, la tentación de traspasar los límites y pasar demasiado tiempo charlando es muy real. Además, muchas empresas también desconfían de las nuevas aplicaciones de medios debido a las amenazas a la seguridad y la posibilidad de fuga de información o recursos sin responsabilidad. Por lo tanto, a menos que los empleados sean administradores comunitarios de redes sociales dedicados, los jefes tienen buenas razones para limitar el uso de las redes sociales.

5) Involucrar a las partes interesadas por teléfono. El teléfono de la oficina no está muerto, a pesar de la aparición de las redes sociales. Las reuniones cara a cara son excelentes, pero no siempre son posibles o productivas, especialmente si hay muchas personas involucradas. El teléfono puede presentar un medio rápido y productivo para que dos o más personas se comuniquen entre sí. Por supuesto, no estamos hablando de chatear durante horas, pero usar el teléfono de la oficina puede ayudar a involucrar a las partes interesadas y resolver desafíos o consultas rápidamente. Sería importante un correo electrónico de seguimiento o actualizaciones sobre una plataforma o sistema de gestión de proyectos o colaboración, de modo que no se olvide el contenido de la llamada telefónica y se pueda realizar un seguimiento de las acciones correctivas y de seguimiento. Los empleados productivos y disciplinados no están pegados a sus propios teléfonos inteligentes para chats, mensajes o juegos.

Los empleados productivos hacen negocios rentables. Aquí hay dos sugerencias adicionales que personalmente me interesan.

6) Descanso adecuado. Ningún ser humano puede pasar sin descansar ni dormir. Hay quienes afirman que necesitan poco sueño, pasan demasiado tiempo en línea o jugando. La realidad es que nuestro cuerpo necesita dormir para repararse, después del desgaste diario y los rigores de un buen y duro día de trabajo. El déficit de sueño puede provocar una caída en la productividad, además de hacer que una persona sea más propensa a errores. No se puede obligar a alguien a descansar lo suficiente en casa; en realidad, es una disciplina personal.

7) Salud y nutrición. Además del descanso, los empleados se mantienen productivos cuando están sanos. La mayoría de nosotros trabajamos muchas horas y no podemos encontrar suficientes oportunidades para cocinar en casa o hacer ejercicio con regularidad. Inspire a los empleados a vigilar su nutrición, vitaminas y estado físico, y quizás motívelos a mantener un estilo de vida saludable.

Así como nos inspira la historia del rey Leónidas con sus dedicados 300 espartanos que luchan contra los colosales persas en la batalla de las Termópilas, a nosotros también, como ejecutivos de negocios, nos gustaría mantener a nuestro equipo de "espartanos" en la cima de la productividad. luchando en forma, contra la embestida del mercado.

Dr Seamus Phan es el director de tecnología y jefe de contenido de McGallen & Bolden. Es experto en tecnología, estrategia, branding, marketing, capacitación en liderazgo y manejo de crisis. Este artículo puede aparecer simultáneamente en su blog. Conectarse LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et al. Todos los derechos reservados.