Was passiert, wenn eine Gruppe von Menschen Amok läuft und nichts wirklich tut und sich dennoch um mikroskopische Dinge kümmert, die für eine erfolgreiche Veranstaltung keinen Wert haben, aber ihren Erfolg behindern? Was tun, um stattdessen eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten?

Vor einiger Zeit haben wir einem wunderbaren Kundenunternehmen geholfen, die Medien für eine Veranstaltung zu erreichen, an der eine Persönlichkeit beteiligt war, um die Veranstaltung zu würdigen.

Die Persönlichkeit wurde seiner öffentlichen Persönlichkeit gerecht, ein wahrer Gentleman und in jeder Hinsicht äußerst hilfreich, um Medieninterviews zu führen, die wir erfolgreich arrangiert haben. Es war eine Freude, mit ihm zu arbeiten, und wir begrüßen ihn.

Umgekehrt war es eine völlige Frustration, mit dem externen Team, das seine Zeit verwaltet, zusammenzuarbeiten. Alles, was wir fehlerfrei geplant hatten, war oft kurzgeschlossen und wir mussten die Dinge neu arrangieren, um diesen bedeutungslosen Änderungen zu entsprechen, die dem Ereignis nichts verliehen. Dieses Promotion-Team frustrierte alle auch mit Manieren, die in einer kommerziellen Arena unangemessen waren (um es freundlich auszudrücken).

Selbst während des Medienstarts traten sie grob vor, um die Medien und unseren Kunden beiseite zu schieben, und verrieten einen völligen Mangel an Erziehung. Es war für sich selbst besonders peinlich, da sich die Aufmerksamkeit der Medien auf ihre schlechten Manieren konzentrierte.

Trotzdem haben unser Kunde und wir als Profis alle unnötigen Hürden überwunden und uns einfach herzlich bemüht, das Medienereignis erfolgreich abzuschließen. Es war ein großer Erfolg angesichts der harten Arbeit, die unser Kunde und unsere Firma geleistet haben.

Das Projekt war eigentlich ganz einfach. Das Ankunftsdatum der Persönlichkeit wurde festgelegt. Sein Abreisedatum wurde festgelegt. Er hatte eine kleine Agenda, um seine Marke zu fördern und eine Verpflichtung zu erfüllen. Die Termine sollten mit guten Medieninterviews gefüllt werden. Jeder gute Event- und Projektmanager hätte die verfügbaren Slots leicht repariert und den Abschluss ermöglicht. Eventplanung und Werbewerbung sind Dinge, die am besten den echten Experten und Menschen mit guten positiven Eigenschaften überlassen werden.

Was sind die wichtigsten Dinge, die bei der Veranstaltungsplanung zu beachten sind?

1. Behalten Sie eine Makroansicht bei.
Ereignisse und Projekte sind nicht unbedingt linear und können Verzweigungsereignisse entlang der Zeitachse oder miteinander verknüpfte Beziehungen aufweisen. Ein schlechter Ereignisplaner zoomt oft in mikroskopische Details und vergisst den größten Teil des Ereignisses, was zu einem völligen Zusammenbruch eines Ereignisses führt, oder humpelt einfach zusammen mit behelfsmäßigen Entscheidungen, die Zeit und Ressourcen verschwenden und alle frustrieren. Ein guter Projektmanager muss in der Lage sein, seine Vision weit über das gesamte Projekt hinaus zu heben, die allgemeinen Details, Zeitpläne und Ressourcen zu betrachten und dann Mitarbeiter zuzuweisen, um die Aufgaben unabhängig zu erledigen. Die Rolle eines Leiters an diesem Punkt besteht darin, das Team und die Stakeholder, die das Projekt erreichen, zu motivieren und zu inspirieren und zu ermutigen und Hand anzulegen, um den Workflow zu einem erfolgreichen Projekt- oder Veranstaltungsabschluss zu glätten.

2. Investieren Sie in ein Projektmanagementsystem.
Allzu oft scheitern einige dieser glanzlosen „Veranstaltungsplaner“ spektakulär, weil sie versuchen, Dinge zu tun und Änderungen an einer Veranstaltung oder einem Projekt vorzunehmen, ohne Rücksicht auf Zeitplan, Ressourcen und Personen. Sie werden scheitern. Für eine intelligent geplante Veranstaltung besteht Bedarf an Automatisierung. Investieren Sie in ein gutes und einfaches Projektmanagementsystem, das Ihrem Team dabei helfen kann, den Zeitplan festzulegen, welche verfügbaren materiellen Ressourcen verfügbar sind, welches Humankapital für welche Teile des Workflows verwendet werden kann, welche Daten und Zeiten Meilensteine ​​sind, welche Ziele und Vorgaben sind zu erfüllen. Ein gutes Projektmanagementsystem sollte nicht für Raketenwissenschaftler mit Doktortitel geschaffen werden, sondern von unseren Mitarbeitern leicht erlernt und täglich angewendet werden können. Ich würde etwas Ähnliches empfehlen Basecamp, die ich persönlich benutze oder dergleichen Zoho Projekte or Planio. Mit der Popularität von Tablets und Smartphones können Sie in die richtigen Apps investieren, um sich mit einem guten Projektmanagementsystem zu synchronisieren, und Sie können alles überall und jederzeit in Schiffsform halten. Da draußen muss man nicht verrückt werden.

3. Wählen Sie kompetente und respektvolle Menschen.
Ereignisse können manchmal unter Druck stehen, und es gibt viele Dinge, die arrangiert werden müssen, ohne dass Emotionen und Dummheit den Workflow beeinträchtigen. Kompetenz ist der Schlüssel, und dennoch brauchen Sie für Veranstaltungen Menschen, die andere als Menschen respektieren und über soziale und kommunikative Fähigkeiten verfügen. Kompetenz ist schwer zu finden. Schauen Sie also genau hin, schauen Sie langsam und entscheiden Sie mit Bedacht, wenn Sie Personen für die Eventplanung auswählen. Sie können Ihre Veranstaltung machen oder brechen. Wenn Sie nicht alle Kompetenzen finden können, wählen Sie Personen mit guten sozialen Manieren und positiven Persönlichkeiten aus, und ihre Fähigkeiten als Mitarbeiter können kleine Probleme entlang der Projektlaufzeit beseitigen. Entfernen Sie Personen mit bösen Persönlichkeiten, die mit Kunden, Partnern, Medien oder anderen Interessengruppen Federn verärgern würden, umgehend. Sie würden die Moral im gesamten Team oder in der gesamten Organisation vergiften und Ihrem Unternehmen keinen Wert verleihen. Sie könnten Ihren Unternehmensruf schädigen, da die Mitarbeiter das Unternehmen repräsentieren, für das sie arbeiten. Wählen Sie fröhliche, fleißige und positive Menschen, und die halbe Miete ist gewonnen.

Events und Projekte können trostlos sein oder Spaß machen. Es hängt alles von Ihrer Denkweise ab. Behalten Sie alle Dinge im Auge, und Sie können erfolgreiche Veranstaltungen und Projekte durchführen. Außerdem können Sie mehr Freunde und Verbündete finden. Wie du die Welt wahrnimmst, ist oft ein Spiegelbild deiner selbst. Warum nicht jemand anderem ein Lächeln schenken, wenn Sie können, weil es für andere viel mehr bedeuten kann?

Dr Seamus Phan ist CTO und Head of Content bei McGallen & Bolden. Er ist Experte für Technologie, Strategie, Branding, Marketing, Führungstraining und Krisenmanagement. Dieser Artikel kann gleichzeitig auf seinem erscheinen Blog. Verbinden Sie sich mit LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et al. Alle Rechte vorbehalten.