Nachdem ich im Laufe der Jahre viele Meetings und Workshops geleitet habe, hatte ich das Glück, mich bei den Teilnehmern zu bedanken.

Eine der Fragen, die mir die Teilnehmer häufig stellten, war: „Wie sind Sie zu einem so guten Meeting-Moderator geworden?“ Schließlich ist die Moderation von Meetings eine wichtige Fähigkeit, die von Managern, Unternehmern, Trainern und Führungskräften der Community gefordert wird. Es ist leicht, laut zu sprechen, aber es ist schwieriger, anderen zu erlauben, frei zu sprechen, Ideen auszutauschen und Lücken und Diskrepanzen zu schließen und eine für beide Seiten akzeptable Entscheidung in der Gruppe zu treffen.

Aktionen: Erfolgreiche Meeting- und Workshop-Moderation

Wie ermöglichen wir effektive Besprechungen? Wir nennen es HÖREN (Verlieren Sie sich, Einführung, Starten Sie lässig, Tabellieren Sie, Kapselung und Benachrichtigen Sie danach).

1) Verliere dich. Die Moderation eines Meetings unterscheidet sich SEHR vom Sprechen auf der Bühne. Wenn Sie auf der Bühne sprechen, lenken Sie die Aufmerksamkeit des Publikums auf Sie. Sie stehen im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit. Wenn Sie jedoch ein Meeting oder einen Workshop moderieren, liegt die Aufmerksamkeit auf den Teilnehmern, und Sie sind lediglich eine Brücke für die Teilnehmer. Dies ist der mächtigste Tipp, den wir als Moderatoren geben können. Lassen Sie Ihr eigenes Ego los und hören Sie den Fragen Ihrer Teilnehmer aufmerksam zu und leiten Sie sie sofort an die richtigen Teilnehmer weiter, die sie beantworten können. Wenn Ihre Teilnehmer schweigen, können Sie Wege finden, die Fragen zu öffnen, indem Sie sie in leicht verdauliche und leichter zu beantwortende Formen umformulieren.

2) Einführung. Lassen Sie Ihre Teilnehmer sich vor Beginn eines Meetings vorstellen. Anstatt sie einfach zu bitten, ihre Namen und Berufsbezeichnungen vorzustellen, lassen Sie sie stattdessen ihre Nachbarn vorstellen. Dadurch wird sofort ein „Eisbrecher“ erstellt und Barrieren zwischen Ihren Teilnehmern abgebaut. Viele Eisbrecher konzentrieren sich darauf, die kommerziellen oder beruflichen Aspekte der Teilnehmer vorzustellen. Wir empfehlen Ihren Teilnehmern, weniger bekannte Aspekte ihrer selbst oder ihrer Nachbarn vorzustellen, z. B. ungewöhnliche Hobbys oder Interessen. Dies kann als „Wecktrick“ dienen.

3) Fangen Sie lässig an. Meetings sind ein ernstes Geschäft. Wenn Sie jedoch mit einer zu ernsten Notiz beginnen, kann dies das Interesse und die Moral schnell verringern und das kollektive Interesse der Teilnehmer beeinträchtigen. Beginnen Sie die Sitzung daher nach dem Kennenlernen (oder erneuten Kennenlernen) mit einem entfernt verwandten Thema oder einer Frage, die möglicherweise zum Nachdenken anregt, aber unbeschwert ist. Wenn Sie beispielsweise über das zentrale Thema „Wie Sie die Produktivität mit begrenzten Ressourcen steigern können“ sprechen, können Sie die Sitzung mit der Frage „Was ist das Lustigste, auf das Sie beim Verwalten von Personen gestoßen sind?“ Beginnen und den Teilnehmern 3 Minuten Zeit geben Brainstorming. Lassen Sie die Teilnehmer ihre „lustigste Sache“ präsentieren.

4) Tabellarisch. Meetings müssen nicht nur sprachlich, sondern auch visuell ansprechend sein. Die Leute vergessen nach einiger Zeit, was sie gesagt haben. Wenn Sie Besprechungen erleichtern, halten Sie ein Flipchart bereit und notieren Sie die Punkte, die ALLE Teilnehmer während der Sitzung gesagt haben. Dies hilft Ihren Teilnehmern, sich an das zu erinnern, was sie gesagt haben, und hilft ihnen, sich auf wichtige Themen zu konzentrieren, die Sie bei der Verknüpfung zwischen den Teilnehmern unterstützen.

5) Kapselung. Fassen Sie nach jeder Schlüsselfrage alle von den Teilnehmern angesprochenen Schlüsselpunkte zusammen (fassen Sie sie zusammen). Dies wird ihnen helfen, sich besser daran zu erinnern, was alle in Bezug auf wichtige Anliegen angesprochen und Wege zur Lösung von Problemen vorgeschlagen haben. Kapselung, bevor Sie mit der nächsten Schlüsselfrage zur offenen Diskussion fortfahren. Lassen Sie NICHT zu, dass Frage um Frage weiter und weiter geht, da die Teilnehmer schnell ausgelaugt werden. Wenn Sie jede Schlüsselfrage und die zugehörigen Aufzählungspunkte der Teilnehmer zusammenfassen, können die Teilnehmer auch eine Verschnaufpause einlegen und sich ein wenig zurücklehnen.

6) Benachrichtigen. Versuchen Sie nach Abschluss des Meetings oder Workshops, das Protokoll oder die Zusammenfassung fertigzustellen und so schnell wie möglich per E-Mail an alle Teilnehmer weiterzuleiten. Sie müssen in Ihren Minuten nicht ausführlich sein. Einfache Aufzählungspunkte und Aktionselemente von Teilnehmern in einem Spaltenformat (verwenden Sie eine Tabelle oder eine Textverarbeitungssoftware) werden geschätzt.

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Das Ego ist ein zweischneidiges Schwert. Wenn Sie Einfluss und Vertrauen auf eine Plattform wie eine Bühnenrede benötigen, muss Ihr Ego möglicherweise in den Vordergrund treten, um Ihrem Publikum überzeugend und überzeugend zu erscheinen. Ihr Ego muss Ihrem Publikum jedoch die zweite Geige spielen, wenn Sie ein Meeting ermöglichen, da es ihre Stimmen sind, die gehört werden müssen, nicht Ihre.

Dies sind einige Schriften, die wir 2003 verfasst haben (veröffentlicht als „DotZen“, ein weithin bekanntes Taschenbuch), und wir haben einige extrahiert, die bis heute in den Bereichen Branding, Marketing, Vertrieb, Werbung und Geschäftsverbesserung relevant sind. Wenn wir etwas Zeit finden, die unseren Kunden hilft, zu wachsen und sich auszuruhen, werden wir versuchen, mehr zu schreiben.

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Dr Seamus Phan ist CTO und Head of Content bei McGallen & Bolden. Er ist Experte für Technologie, Strategie, Branding, Marketing, Führungstraining und Krisenmanagement. Dieser Artikel kann gleichzeitig auf seinem erscheinen Blog. Verbinden Sie sich mit LinkedIn. © 1984-2020 Seamus Phan et al. Alle Rechte vorbehalten.